Zakelijke etiquette; iets waar veel werknemers zich zo nu en dan onzeker over voelen. Wat zijn de ongeschreven regels rondom het gebruik van je mobiele telefoon onder werktijd? Hoe gedraag je je op een werkborrel? Geef je alle collega’s drie zoenen na de jaarwisseling? In deze laatste blog, van de driedelige miniserie over zakelijke etiquette, spraken we weer met Lone!

We zijn tegenwoordig 24/7 bereikbaar en dat wordt ook steeds meer van ons verwacht. Reageer je niets snel genoeg op een whatsapp bericht? Dan sturen we er toch gewoon nog een! Soms lijken we te vergeten hoeveel tijd en aandacht er naar ons mobiele scherm gaat, zelfs zo erg dat we onze omgeving gewoon vergeten.

Lone, wat zijn volgens jou de ongeschreven regels rondom het gebruik van een mobiele telefoon achter de receptie? “Daar kan ik heel kort over zijn; je telefoon laat je in de tas! Als je pauze hebt, kun je je berichten beantwoorden of iemand even terugbellen, maar daarbuiten niet.”

Verwacht je een belangrijk telefoontje die je echt moet opnemen? “Bespreek dit dan bij binnenkomst eerst met je leidinggevende. Dan zijn zij op de hoogte en voorkom je scheve gezichten als ze je met de mobiele telefoon zien zitten.”

Het gebruik van mobiele telefoons op de werkvloer wordt steeds gebruikelijker, maar het is nog steeds niet volledig geaccepteerd, toch? “Het verschilt per bedrijf hoe de mobiele telefooncultuur is. De een heeft er geen problemen mee en de ander wil het juist helemaal niet. Het is zelfs zo dat enkele, vooral jonge en informele, organisaties een mobiele telefoon gebruiken als hoofdtelefoon voor alle inkomende gesprekken. Tja, dan zit je als receptioniste de hele dag met een mobiel in je hand.”

Moet je even wachten bij een locatie of op je afspraak? Laat dan ook je telefoon in je tas. “Het is gewoon ongepast als je afspraak aankomt lopen en je ziet het niet eens omdat je naar je telefoon kijkt. Zo maak je geen goede (eerste) indruk!”

Lone voegt hier een tip aan toe voor ambulante receptionistes: “Als je voor het eerst op een nieuwe werklocatie zit is het verleidelijk om tijdens de lunch je zelf af te zonderen met je telefoon. Maar gebruik de lunch juist om contact te maken met de collega’s. Dat kan soms even spannend zijn, maar zo leer je het bedrijf beter kennen en wordt het werk ook leuker. De werknemers zullen dit ook zeker waarderen en je zal zien dat je hierna niet meer ‘gewoon’ een receptioniste bent maar ‘die leuke dame achter de receptie’!”

Zijn er nog meer ongeschreven regels? “Zeker! Zet je geluid, ook als je telefoon in je handtas zit, altijd op stil of trillen. En als je toch je mobiele telefoon moet opnemen omdat het belangrijk is? Loop dan even weg van de werkplekom het gesprek te voeren. Als dat niet lukt let dan in ieder geval op je volume en praat niet harder dan nodig. Veel mensen denken: hoe kleiner het toestel, hoe harder je erin moet praten. Niet nodig!”

Misschien is de beste manier om met mobiele etiquette om te gaan; er gewoon opletten waar jij je bij anderen aan ergert. Niet alleen op het werk, maar ook een terras of in een restaurant. “Het is een nog grijs gebied maar bedenk ook gewoon goed hoe het overkomt bij anderen.”

Wist je trouwens dat maar liefst 93% van de Nederlanders in het bezit is van een mobiele telefoon? Dat zijn 16.094.306 telefoons! Het is dus wel hoog tijd dat er mobiele etiquette komen, denk je ook niet?

Deel 2 van onze driedelige miniserie gemist? Deze gaat over ‘hoe gedraag je je op een werkborrel?’ Je leest hem hier