NEXTtips

5 timemanagement tips

Als receptioniste komt er gedurende de dag veel op je af. Voor deze functie moet je geordend zijn en goed prioriteiten kunnen stellen. Wat doe je bijvoorbeeld wanneer je én koffie moet zetten voor de directeur, er een klant binnen komt, de telefoon gaat én de postbode aan je balie staat met een pakket? Om je werkzaamheden goed uit te kunnen voeren, geven we je een aantal timemanagement-tips. Zo kun je routinetaken zo efficiënt mogelijk afhandelen en houd je meer tijd over om optimale dienstverlening te bieden aan de bezoeker en interne klant!



1. Stel een to-do lijst op

Maak een to-do lijst met (routine)taken, maar ook de werkzaamheden die erbij horen om de taken te volbrengen. Bijvoorbeeld: een pakket versturen. Daarbij horen de werkzaamheden: adres opzoeken, verpakking pakken, adressticker maken, pakket klaarzetten voor de post. Als je op deze manier werkt, houd je het overzichtelijk en kun je veel makkelijker iemand tussendoor helpen of de telefoon oppakken.

2. Stel prioriteiten & maak je taak af

Geef op je to-do lijst aan welke taken prioriteit hebben. Het makkelijkste is natuurlijk om een logische volgorde aan te houden; hoe hoger de taak, hoe belangrijker. Zorg er daarnaast voor dat je een taak volledig hebt volbracht, voordat je aan een nieuwe begint. Je moet al genoeg multitasken als receptioniste!

3. Schrijf op waar je mee bezig bent

Het is handig om op te schrijven of bij te houden waar je op het moment mee bezig bent (de hoofdtaak). Het komt bijvoorbeeld voor dat je een mail aan het schrijven bent, als er ineens een klant of collega belt. Vervolgens vraag je je af wat je nu eigenlijk aan het doen was en zonder de taak af te ronden begin je aan een nieuwe taak. Dit was niet gebeurd als je had bijgehouden waar je mee bezig was. Streep bijvoorbeeld de volbrachte taken door op je to-do lijst, zodat je weet dat je met de eerstvolgende taak bezig was.

4. Maak een WOA-lijst
Vast een herkenbaar voorbeeld: om een taak te volbrengen heb je informatie nodig van een collega, leverancier of klant. Je stuurt een mailtje en een week later realiseer je dat je nog geen antwoord hebt gekregen. Hierdoor komt jouw deadline in gevaar. Het is dus verstandig ook een ‘Wacht-Op-Antwoord lijstje’ te maken. Zo kun je goed bijhouden wat de lopende zaken zijn en op tijd actie ondernemen.

5. Vraag feedback

Bespreek in ieder geval één keer per jaar met collega’s en leidinggevenden wat ze van de huidige processen vinden. Als je bepaalde zaken al een lange tijd doet zoals je ze altijd hebt gedaan, is een frisse blik een goede stap naar nog efficiënter werken!

Veel succes!

 

Meer blogs lezen? Bekijk ons overzicht.

nextaanhetwoordluuky

NEXT aan het woord: Luuky

Luuky is ons nieuwste NEXT teamlid op kantoor. Nouja, nieuwste… ze is al 6 maanden bij ons in dienst. Het is dus wel tijd om haar even goed aan jullie voor te stellen.

Kun je iets over jezelf vertellen? Waar kom je bijvoorbeeld vandaan?
“Ik ben opgegroeid in Friesland, maar woon al 14 jaar in Den Haag. Een deel van mijn familie woont ook hier in de omgeving wat wel gezellig is. In mijn vrije tijd besteed ik graag tijd aan vrienden en familie, sport ik graag en ben ik dol op het strand! Wat dat betreft woon ik gunstig met veel keuzes aan stranden in de omgeving.”

Hoe ben je hier terecht gekomen?
“Voor mijn studie, Hotelschool Groningen, heb ik stage gelopen in Amsterdam en Den Haag. Na mijn laatste stage heb ik een baan aangeboden gekregen en ben ik blijven plakken, het bevalt mij hier goed!”

Wat deed je voordat je bij NEXT terecht kwam?
“Omdat ik Hotelschool heb gedaan heb ik eerst bij een aantal hotels gewerkt. Vanuit daar ben ik de horeca ingerold en ben ik de afgelopen jaren manager geweest bij een goedlopend restaurant in Den Haag. Ik heb daar een leuke tijd gehad, maar ik was toe aan een ander ritme. In de hotellerie en horeca werk je onregelmatig en in het weekend. Ik vond het steeds lastiger om verjaardagen, diners en feestjes te moeten missen. Ik was toe aan een nieuwe uitdaging in een andere branche. Nu ik bij NEXT werk heb ik meer tijd voor vrienden en familie. Mijn omgeving en ik zijn blij dat ik deze keuze heb gemaakt.”

En kun je vertellen wat je bij NEXT doet?
“Ik ben accountmanager bij NEXT. Een warme relatie onderhouden met onze huidige opdrachtgevers en op basis hiervan kan ik een goede inschatting maken wat voor receptioniste bij een bedrijf past. Daarom doe ik ook de sollicitatiegesprekken met nieuwe receptionistes. Tijdens het verlof van onze planner Jessica neem ik ook een aantal taken van haar over. Het komt eigenlijk in deze periode goed uit en het is voor mij prettig om op deze manier nog meer over het bedrijf en onze systemen te weten te komen.”

Hoe ben jij eigenlijk op kantoor, als persoon?
“Ik vind het fijn als het gezellig is op kantoor. De afwisseling van een informeel praatje en zakelijk overleggen met collega’s. In mijn vorige functies had ik een sociale rol waardoor ik eigenlijk de hele dag in contact was met mensen, ik zou niet zonder kunnen. Dus je zou kunnen zeggen; als Luuky op kantoor is, is het nooit stil!”

Fun-Luuky-fact
“Wat veel mensen gek vinden, is dat ik graag heet water drink in plaats van thee.”

Meer lezen? Bekijk ons overzicht!

NEXT

Goed nieuws; dieptepunt voor de arbeidsmarkt lijkt achter de rug!

Oké, oké,… de cijfers zijn nog lang niet zoals voor de coronacrisis, maar er komen weer positieve signalen uit de arbeidsmarkt. En dat is natuurlijk wat we willen horen.

De afname van vacatures lijkt te stabiliseren. In een aantal delen van de economie ligt de focus voorzichtig op herstel”, zegt Arjan Vissers, verantwoordelijk voor strategie bij Indeed Benelux. “De vacaturedalingen lijken voor een aantal beroepsgroepen zelfs iets af te nemen. Dat geldt bijvoorbeeld voor verpleegkunde, bouw, installatietechniek, productie, detailhandel en hospitality en toerisme.”

Begin mei bleef het aantal vacatures steken op bijna de helft van het aantal van half januari, is dat inmiddels weer opgeklommen tot 70%. Het is duidelijk dan de eerste sectoren tekenen van herstel laten zien. Niet alleen in Nederland maar ook in de landen om ons heen is weer een stijging te zien in het aantal vacatures, zo blijkt uit een aantal nieuwe cijfers.


Ook wij merken dat er langzaam weer meer aanvragen binnenkomen en worden dan ook blij van dit soort positieve berichten uit de arbeidsmarkt!

Bron: Werf-en.nl

onlinesolliciteren

Hoe bereid je je voor op een online sollicitatiegesprek?

De anderhalve meter-samenleving waarin wij nu leven heeft grote impact op de manier waarop wij communiceren. Communicatie op afstand is het ‘nieuwe normaal’ en dat zal ook wel even zo blijven. Ook als jij gaat solliciteren is de kans groot dat het via Skype, Zoom of Facetime gaat. Maar hoe doe je dat nu? Wij geven je een aantal tips, zodat je goed voorbereid en vol vertrouwen het gesprek in gaat. 



Houd rekening met technische problemen
Om te beginnen: zet niet 5 minuten voor je sollicitatiegesprek je laptop pas aan. Bel een bekende om even te testen of de verbinding goed is en de camera goed werkt. Doe dit ruim van tevoren en ook nog eens vlak voor je sollicitatiegesprek. Niets is frustrerender dan een signaal dat steeds wegvalt.

Professionele contactgegevens

Het eerste wat de recruiter van jou ziet bij een online sollicitatiegesprek zijn je profielfoto en gebruikersnaam. Zorg dat deze professioneel zijn, zoals bijvoorbeeld op je LinkedIn profiel.

Let op je omgeving
Om goed uit de verf te komen is het goed om in een neutrale en rustige omgeving te bellen. Geen rotzooi of drukke boekenkast op de achtergrond. Keep it simple.
Heb je kinderen of huisgenoten? Kijk dan of je op een andere plek kan zitten of dat zij even de deur uit zijn tijdens je sollicitatiegesprek.

Maak oogcontact
Wat vaak voorkomt bij een online sollicitatiegesprek is dat mensen naar het beeldscherm kijken in plaats van in de camera. Dus zorg dat je houding goed is; zit rechtop en kijk recht in de camera. Zo lijkt het voor de recruiter alsof je echt oogcontact maakt.



Zorg dat je er verzorgd uitziet
Een sollicitatiegesprek via Skype moet je zien als een officiële sollicitatie. Stel je daar dan ook op in, hoe lekker het ook is om in je joggingbroek te kunnen blijven zitten. Want wat als je tijdens je sollicitatiegesprek toch ineens iets moet pakken? Niet handig! Je passend kleden en er verzorgd uitzien zijn twee verschillende dingen. Een goede outfit met onverzorgd haar geeft nog steeds geen goede indruk. Neem een online sollicitatiegesprek net zo serieus als een ‘normaal’ sollicitatiegesprek, dat straal je dan ook uit.

Bedenk dat zowel jij als de recruiter allebei vanuit een vertrouwde omgeving met elkaar spreken, dat maakt het gesprek minder spannend en dat is in jouw voordeel.

Veel succes met solliciteren!

Meer blogs lezen? Bekijk ons overzicht!

Coby

NEXT aan het woord: Cobie

Receptioniste Cobie is 12,5 jaar bij ons in dienst en dat moet natuurlijk gevierd worden! Onze accountmanagers Abigael en Luuky hebben haar verrast met taart en een bos bloemen. Maar we willen ook van deze gelegenheid gebruik maken om even met Cobie bij te kletsen.

Gefeliciteerd Cobie, 12,5 jaar in dienst! 
“Ja, dankjewel! Abigael belde mij op en ze zei: ‘gefeliciteerd!’. Ik was stomverbaasd eigenlijk. Ik heb er zelf totaal niet bij stilgestaan.”

Hoe gaat het met je, in deze corona-tijd?
“Het gaat wel goed. Ik vermaak me wel. Ik heb vier kleinkinderen en nu zij volgende week weer naar school gaan mag ik ze weer zien, dat is wel erg fijn moet ik zeggen. Ondertussen ben ik thuis lekker bezig geweest. Daar heb ik dan nu ineens tijd voor hé! Deze week ga ik naar een bedrijf waar normaal twee receptionistes zitten, maar nu ben ik alleen. Ach, ik vind het wel fijn om weer even te werken.”

Hoe voelt dat nu, om zo lang bij NEXT te werken?
“Het is omgevlogen! Maar ik heb het dan ook echt naar mijn zin. Ik werk bij leuke bedrijven en ik ga met veel plezier naar mijn werk toe. Natuurlijk zit er wel eens een iets minder leuk bedrijf tussen, maar over het algemeen leuke bedrijven.”

Bij hoeveel bedrijven heb jij in die 12,5 jaar gewerkt?
“Ik denk wel zo’n 20 in totaal. Bij een meer dan bij de ander. Ook valt er zo nu en dan een bedrijf af en komt er weer een bij.”

Wat is er zo leuk aan het werken bij NEXT?
“De afwisseling. Geen enkel bedrijf is hetzelfde. Bij de een ben je meer een telefoniste en bij de ander meer de gastvrouw. Dat is wel waarom ik het werk al zolang doe, denk ik.”

Wel eens iets bijzonders meegemaakt in al die jaren?
“Ja! Een jubileum van een bedrijf 4 of 5 jaar geleden. Klanten en relaties van over de hele wereld werden ingevlogen en ook wij als receptionistes mochten komen, met aanhang! Het was een groot feest waar echt werkelijk niets aan ontbrak. We werden met de taxi opgehaald en thuisgebracht, luxe diner, Ivo Niehe presenteerde de avond, Chef’Special trad op, mooie aankleding, prachtige bloemen, presentjes mee naar huis. Het is een familiebedrijf en de familie nam ook de tijd om met iedereen even te praten. Het was echt fantastisch!”

Hoe was de taart?
“Lekker, haha! Ik heb de taart natuurlijk niet alleen opgegeten. Eerst een stukje met Abigael en Luuky. Daarna een puntje bij mijn zoon en dochter langsgebracht en ’s avonds het laatste stukje met mijn man opgegeten.”

Meer blogs van NEXT lezen? Bekijk ons overzicht!

NEXT ONLY doorzichtige achtergrond

Contact Info

Receptioniste NEXT
Koninginnegracht 46-1
2514 AD Den Haag

070 - 24 00861
info@receptioniste-next.nl

Dagelijks geopend: 8:30 - 17:00 uur
Zaterdag en zondag: gesloten

Copyright 2020 © - Receptioniste NEXT