Privacystatement

Privacystatement Receptioniste NEXT

Inleiding
Het vertrouwen dat wij zorgvuldig omgaan met jouw persoonsgegevens willen we elke dag weer waarmaken. We werken met goed beveiligde systemen en een duidelijk privacy statement. Wanneer nodig passen we deze aan, dus blijf regelmatig dit document controleren voor eventuele wijzigingen. Lees hier hoe wij omgaan met jouw persoonsgegevens.

Wie wij zijn?
Wij zijn Ad Hoc Detachering BV handelend onder de naam Receptioniste NEXT. Wij zijn gevestigd aan de Koninginnegracht 46-I, 2514AD in Den Haag. Samen met onze houdstermaatschappij Eos Nova zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. In dit privacy statement zullen we onszelf verder Receptioniste NEXT noemen.

Van wie verzamelen wij persoonsgegevens?
Sollicitanten, (potentiële) kandidaten, flexwerkers, medewerkers van leveranciers, of andere personen.
Wij verzamelen en verwerken je gegevens voor de uitvoering van onze dienstverlening, waaronder bemiddeling, uitzenden, detachering, payroll, werving & selectie, in- en doorleen, persoonlijke ontwikkeling en inzetbaarheid, re-integratie, loopbaanbegeleiding en outplacement, advies, planning en personeels- en salarisadministratie.

De informatie verwerken wij:
• om de overeenkomst en/of gebruikersvoorwaarden die we met je zijn overeengekomen goed uit te kunnen voeren
• om te voldoen aan een wettelijke verplichting
• op grond van een gerechtvaardigd belang die in overeenstemming is met of voortvloeit uit de aangegeven doelen (waarom verwerken we persoonsgegevens), dit doen we op grond van een zorgvuldige beoordeling en belangenafweging
• in beperkte gevallen: met jouw toestemming, daar waar dit mogelijk is en je deze toestemming in vrijheid kan geven. (Indien je jonger bent dan 16 jaar hebben wij de toestemming nodig van je ouders of de persoon die de ouderlijke verantwoordelijkheid draagt).

Zakelijke relaties
We verwerken persoonsgegevens van personen die werkzaam zijn voor ondernemingen waarmee wij zaken doen voor het doen van aanbiedingen voor en/of verstrekken van informatie over de dienstverlening en overige activiteiten, om een zakelijke relatie te onderhouden en een opdrachtovereenkomst te sluiten en te onderhouden.

De informatie verwerken we;
• om de overeenkomst en/of gebruikersvoorwaarden die we met je zijn overeengekomen goed uit te kunnen voeren;
• om te voldoen aan een wettelijke verplichting;
• op grond van een gerechtvaardigd belang die in overeenstemming is met of voortvloeit uit de aangegeven doelen; (waarom verwerken we persoonsgegevens) dit doen we op grond van een zorgvuldige beoordeling en belangenafweging
• op grond van jouw toestemming.

Wanneer verzamelen wij jouw persoonsgegevens?
Wij verzamelen jouw persoonsgegevens bijvoorbeeld als;
• je onze websites bezoekt;
• je gegevens invult of achterlaat op onze website;
• je je inschrijft;
• je op andere wijze aanmeldt of wordt aangemeld om gebruik te maken van onze dienstverlening of om jou een dienst te verlenen.

en als wij dit niet direct van jou hebben gekregen;
• van sociale media, enkel indien wij een gerechtvaardigde reden hebben om te veronderstellen dat je geïnteresseerd zou zijn in werk. In dat geval zullen we je benaderen of je interesse hebt om je bij ons in te schrijven of op een andere manier gebruik wilt maken van onze dienstverlening. Heb je geen interesse dan kunnen wij relevante gegevens van je verwerken om rekening te houden met jouw wens niet door ons benaderd te worden;
• indien wij persoonlijke informatie ontvangen van, door jou opgegeven referentie contactpersonen;
• als klanten, waar je bent aangeboden of waar je werkt of gewerkt hebt, persoonlijke informatie over je met ons delen of die jou aanmeldt voor onze dienstverlening; indien dit onderdeel uitmaakt van of voortvloeit uit onze overeenkomst;
• van leveranciers in het kader van in- en doorleen, in dat geval hebben wij met de leverancier afgesproken dat deze jou informeert en verwijst naar ons privacy statement.

Met wie kunnen wij jouw persoonsgegevens delen?
Receptioniste NEXT kan je persoonsgegevens doorgeven aan de volgende (categorieën) ontvangers;
• zusterbedrijven die deel uitmaken van Eos Nova;
• onderaannemers en leveranciers (zoals gegevensverwerkers) die namens Receptioniste NEXT diensten verlenen of opdrachten uitvoeren. Deze ontvangers hebben alleen toegang tot de gegevens die zij nodig hebben om hun taken uit te voeren en zijn gebonden aan contractuele verplichtingen;
• derden zoals dienstverleners die functies in onze opdracht uitvoeren (waaronder test-,opleidings-, en/of exameninstituten, partijen die klanttevredenheidsmetingen doen o.a. ten behoeve van keurmerken en certificeringen, externe consultants, zakenpartners en professionele adviseurs als advocaten, auditors, technische ondersteuningsfuncties en IT-consultants die onze systemen ontwikkelen en testen);
• opdrachtgevers waar we jou voor kunnen stellen, waar je via ons aan het werk gaat of bent, of die ons vragen onze dienstverlening in te zetten voor jouw loopbaanbegeleiding, coaching, bemiddeling of outplacement;
• individuen en organisaties die informatie over bijvoorbeeld jouw referentie hebben of geschiktheid (zoals diploma’s) of die wij, op jouw verzoek, gegevens verstrekken of die ons, op jouw verzoek, informatie verstrekken, zoals huidige, voormalige of beoogde werkgevers, opleiders, exameninstituten en uitzendbureaus;
• derden aan wie wij gegevens, met jouw uitdrukkelijke toestemming, verstrekken of op jouw verzoek gegevens delen in verband met dataportabiliteit;
• pensioenfonds StiPP;
• overheidsinstanties en andere instanties (zoals subsidie-aanvragers) indien wij van mening zijn dat we daartoe verplicht of gerechtigd zijn.
• in alle overige gevallen waarin wij hiertoe worden verplicht, bijvoorbeeld door een gerechtelijk bevel of een gerechtelijk vonnis.

Het delen van de persoonsgegevens geschiedt op basis van een gerechtvaardigd belang, toestemming, wettelijke verplichting en/of ter uitvoering van de overeenkomst in overeenstemming met de doelen zoals genoemd bij “Waarom verzamelen wij jouw persoonsgegevens?”

Jouw persoonsgegevens worden opgeslagen binnen Nederland of een EU-lidstaat. Receptioniste NEXT heeft de nodige maatregelen genomen om te verzekeren dat de doorgegeven persoonsgegevens adequaat worden beschermd. Wij zullen jouw persoonsgegevens alleen naar landen buiten de EU doorgeven waarvan de Europese Commissie van mening is dat jij daar een afdoende mate van bescherming hebt.

Welke rechten heb ik?
Je hebt het recht om een verzoek in te dienen voor;
• inzage in de persoonsgegevens die wij van jou verwerken;
• rectificatie van je persoonsgegevens;
• verwijdering van je persoonsgegevens of beperking van verwerking: in bepaalde omstandigheden, tenzij wij een goede reden, zoals een wettelijke verplichting, hebben om de persoonsgegevens te verwerken of niet te verwijderen;
• beperking van of een bezwaar over de verwerking van de persoonsgegevens;
• overdracht van je gegevens.

In geval van jouw verzoek, ter bescherming van de persoonsgegevens, zullen wij jouw identiteit moeten kunnen vaststellen. Alle verzoeken aangaande bovengenoemde punten gaan via info@receptioniste-next.nl.

Wij maken geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming dat enkel gebaseerd is op geautomatiseerde verwerking met inbegrip van profilering.

Welke gegevens verzamelen we van jou?
sollicitanten, (potentiële) kandidaten, flexwerkers, medewerkers van leveranciers of deelnemers van onze klanten
Wij verzamelen en verwerken jouw gegevens voor de uitvoering van onze dienstverlening, waaronder; bemiddeling, uitzenden, detachering, payroll, werving & selectie, in- en doorleen, persoonlijke ontwikkeling en inzetbaarheid, re-integratie, loopbaanbegeleiding en outplacement, advies, planning, personeels- en salarisadministratie.

We verwerken de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening; een deel van deze gegevens is verplicht om gebruik te kunnen maken van onze dienstverlening. Zonder deze gegevens kunnen we onze dienstverlening niet uitvoeren. Aanvullende gegevens kunnen wenselijk zijn om de dienstverlening beter te kunnen afstemmen op jouw wensen, kwaliteiten en/of beschikbaarheid of om te voldoen aan meer specifieke vragen of verplichtingen ten aanzien van de functie en/of vanuit opdrachtgevers. Wij vragen je ons enkel informatie te verstrekken die juist en relevant is.

We kunnen ook (contact)gegevens van je verzamelen indien je deze hebt geplaatst op publieke middelen, enkel indien wij een gerechtvaardigde reden hebben om te veronderstellen dat je geïnteresseerd zou zijn in werk of onze dienstverlening. In dat geval zullen we je benaderen we je om je interesse te toetsen om je bij ons in te schrijven conform onze voorwaarden en met inachtneming van dit privacy statement. Je bent zelf verantwoordelijk voor persoonlijke gegevens die beschikbaar zijn van jou op/via het internet. We adviseren je dit regelmatig te controleren en indien je niet wil dat informatie beschikbaar is voor derden, dit goed af te schermen. Meer specifiek gaat het om – onder andere – de volgende (documenten met) persoonsgegevens:

Bij inschrijving;
• NAW gegevens, e-mailadres en andere contactgegevens;
• geboortegegevens, leeftijd, geslacht;
• curriculum vitae (CV), informatie over opleiding, stages en werkervaring;
• gegevens over trainingen en opleidingen en/of testen die jij zelf of via ons hebt gevolgd of gedaan;
• gegevens over beschikbaarheid en verlof;
• andere gegevens die van belang (kunnen) zijn in het kader van de beoordeling van de geschiktheid van jou als kandidaat, bijvoorbeeld referenties en getuigschriften;
• pasfoto en video (introductie) – op vrijwillige basis.
• Het ID-bewijs mag bij de werving en selectie worden opgeslagen en gecontroleerd om na te gaan of je mag werken in Nederland. Ga je niet binnen vier weken voor ons aan de slag, dan wordt het ID-bewijs verwijderd.

Wij zetten ons in voor een arbeidsmarkt, waar iedereen die kan, mee mag doen. Gegevens zoals jouw geslacht vragen we op om met je te communiceren, gegevens over leeftijd om je in onze systemen te identificeren en om te bepalen of wij bepaalde verplichtingen hebben (zoals met betrekking tot het loon en of we toestemming nodig hebben van ouders of voogd).

Op het moment dat je voor Receptioniste NEXT gaat werken/werkt/hebt gewerkt;
• nationaliteit, BSN-nummer, ID bewijs, werkvergunning;
• overige gegevens die gerelateerd zijn aan de personeels-, salaris- en verzuimregistratie;
• daarnaast verwerken wij soms, ten behoeve van bepaalde functies, gegevens in het kader van een pre employment screening.

Indien je via ons wordt in- en doorgeleend aan een opdrachtgever
Wij verzamelen gegevens die noodzakelijk zijn in het kader van de beperking van de inlenersaansprakelijkheid (zoals NAW, geboortedatum, BSN, soort ID-bewijs, nummer en geldigheidsduur, indien aanwezig: verblijfsvergunning, A1-verklaring, tewerkstellingsvergunning).
Receptioniste NEXT legt uitsluitend bijzondere persoonsgegevens vast als dat nodig is om aan haar wettelijke verplichtingen te voldoen, of indien dit anders toegelaten is bij of krachtens de wet. Met ‘bijzondere persoonsgegevens’ wordt bedoeld; gegevens over ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke godsdienst of levensovertuiging, genetische en biometrische gegevens, gezondheid, seksuele leven, lidmaatschap vakbond, strafrechtelijke persoonsgegevens en/of persoonsgegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag.

Waarom verzamelen wij jouw persoonsgegevens?
Wij verzamelen en verwerken jouw gegevens voor de uitvoering van onze dienstverlening, waaronder; bemiddeling, uitzenden, detachering, payroll, werving & selectie, persoonlijke ontwikkeling en inzetbaarheid, loopbaanbegeleiding, coaching en outplacement, planning, personeels- en salarisadministratie. Meer specifiek, jouw persoonsgegevens worden verwerkt om;
• (correct en duidelijk) met je te communiceren;
• je aanbiedingen te doen en/of informatie te verstrekken over de dienstverlening en overige activiteiten en deze beter af te stemmen op jouw wensen en kwaliteiten, dit gebeurt door onze medewerkers en deels geautomatiseerd (bijvoorbeeld bij een vacature-alert);
• je te benaderen voor commerciële aanbiedingen, nieuwsbrieven, events en promotie-acties die voor jou interessant kunnen zijn, uitsluitend indien je je daarvoor hebt aangemeld (opt-in);
• jouw feedback of klachten te verwerken of daarop te reageren om onze dienstverlening en middelen te kunnen verbeteren of je beter van dienst te kunnen zijn;
• onze dienstverlening te verbeteren; indien we voor trainingsdoeleinden bijvoorbeeld gesprekken opnemen, zullen we je daar van tevoren over informeren;
• jouw geschiktheid en beschikbaarheid te kunnen beoordelen in verband met bemiddeling naar vast of tijdelijk werk dan wel een opdracht, waarbij ook gebruik gemaakt kan worden van testresultaten, referentiechecks, social media (enkel indien dit voor de functie echt relevant is en bij de vacaturetekst is aangegeven);
• inzicht te krijgen in bedrijven waar of via wie je mogelijk ingezet wordt of hoe we je kunnen ondersteunen of adviseren bij het zoeken naar werk;
• je voor te stellen bij onze opdrachtgevers, dit kan ook door middel van geluid-en/of beeldmateriaal, in geval van video’s of foto’s: uitsluitend indien je deze op vrijwillige basis aan ons hebt verstrekt, of hebt laten verstrekken;
• je zo goed mogelijk volgens jouw wensen en beschikbaarheid en de mogelijkheden bij onze opdrachtgever in te plannen;
• een werknemers- of personeels-/bemiddelingsrelatie met je aan te gaan en te onderhouden en hiervoor de relevante administratie uit te voeren;
• onze re-integratieverplichtingen na te komen en te voldoen aan (het vanuit de overheid opgelegde doeleinden) om personen met een grote(re) afstand tot de arbeidsmarkt aan het werk te helpen;
• de benodigde acties en administratie uit te voeren in geval wij eigenrisicodrager zijn;
• een opdracht bij de opdrachtgever vast te leggen in een overeenkomst met de opdrachtgever en de overeenkomst met de opdrachtgever te onderhouden en na te komen;
• ten behoeve van bepaalde functies gegevens te verwerken in het kader van een pre-employment screening;
• jouw persoonlijke ontwikkeling en inzetbaarheid te bevorderen, waaronder door training, opleiding en testen;
• jouw loopbaan te begeleiden en je te helpen bij outplacement;
• voor management doeleinden waaronder; managementinformatie, het verzorgen van interne controles en bedrijfsveiligheid en het uitoefenen van audits en accountantscontrole;
• kwaliteitsdoeleinden zoals certificering;
• aanspraak te kunnen maken op subsidies, premiekortingen, loonkostenvoordeel e.d.;
• als we een werknemers- of personeels-/bemiddelingsrelatie met je zijn aangegaan, voor naleving van wet- en regelgeving, waaronder maar niet beperkt tot identificatie, arbeidswetgeving, fiscale- en sociale zekerheidswetgeving, pensioen, bestrijding van fraude en nationale en internationale sanctiewetgeving.

Hoe lang bewaren wij jouw persoonsgegevens?
De bewaartermijnen die wij hanteren, zijn afhankelijk van de toepasselijke wettelijke bewaartermijnen, eventuele claimrisico’s of andere verplichtingen waarbij uitgangspunt is dat jouw persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan daarvoor noodzakelijk. Dat betekent:

Kandidaten (indien je (nog) niet voor Receptioniste NEXT hebt gewerkt)
Jouw bemiddelingsgegevens (CV, werkervaring, opleiding, testresultaten e.d.) zijn beschikbaar tot twee jaar na het laatste contact indien je niet voor Receptioniste NEXT hebt gewerkt. Na afloop van genoemde termijnen worden jouw gegevens definitief verwijderd. Indien je niet meer bemiddeld wilt worden, of je gegevens eerder wilt laten verwijderen kun je jezelf laten uitschrijven door een mailtje te sturen naar info@receptioniste-next.nl.

Indien je voor Receptioniste NEXT werkt/hebt gewerkt
Jouw persoonsgegevens zijn beschikbaar tot twee jaar na einde dienstverband.

Bepaalde persoonsgegevens zijn ten behoeve van bijvoorbeeld claims, audits en fiscale verplichtingen langer beschikbaar voor Receptioniste NEXT.

Indien je niet meer bemiddeld wilt worden, dan kun je dit aangeven via info@receptioniste-next.nl. Je wordt dan niet meer benaderd en bemiddeld door Receptioniste NEXT. Je persoonsgegevens worden in dat geval na twee jaar gearchiveerd in een afgeschermde omgeving. Jouw persoonsgegevens zijn dan enkel beschikbaar onder strikte voorwaarden overeenkomstig de daarvoor toepasselijke doelen en termijnen.

Zakelijke relaties
We verwerken persoonsgegevens van personen die werkzaam zijn voor ondernemingen waarmee wij zaken doen voor het doen van aanbiedingen voor en/of verstrekken van informatie over de dienstverlening en overige activiteiten en een zakelijke relatie te onderhouden en een opdrachtovereenkomst te sluiten en te onderhouden.

Welke persoonsgegevens verzamelen wij van jou?
Wij verzamelen de volgende gegevens van jou:
• naam en contactgegevens;
• functie;
• gegevens van het bedrijf waarvoor je werkt of vertegenwoordigt;
• gegevens om een goede zakelijke relatie met je kunnen onderhouden;
• gegevens ten behoeve van evenementen en bijeenkomsten.

Waarom verzamelen wij jouw gegevens?
Wij verzamelen jouw gegevens om:
• de overeenkomst met jou te kunnen vastleggen, onderhouden en na te komen;
• met jou te kunnen communiceren;
• een goede zakelijke relatie met jou te onderhouden, om;
• je aanbiedingen te kunnen doen, relatiegeschenken te verstrekken en/of informatie te kunnen verstrekken over de dienstverlening en overige activiteiten;
• je te benaderen voor commerciële aanbiedingen, nieuwsbrieven, events en promotie-acties die voor jou interessant kunnen zijn, uitsluitend indien je je hiervoor hebt aangemeld (opt-in).
• om te kunnen factureren;
• om de kredietwaardigheid te kunnen bepalen;
• om jou en/of jouw collega’s toegang te verstrekken tot de portal en het accountbeheer in te regelen;
• voor rapportagedoeleinden (bijvoorbeeld om de juiste persoon de juiste rapportage te verstrekken);
• jouw feedback of klachten te verwerken of daarop te reageren om onze dienstverlening en middelen te kunnen verbeteren of je beter van dienst te kunnen zijn;
• onze dienstverlening te verbeteren.

Hoe lang bewaren wij jouw persoonsgegevens?
De bewaartermijnen die wij hanteren, zijn afhankelijk van de relevantie van de gegevens voor het onderhouden van of vastleggen van onze relatie en de overige hierboven genoemde doelen, toepasselijke wettelijke bewaartermijnen, eventuele claimrisico’s of andere verplichtingen waarbij uitgangspunt is dat jouw persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan daarvoor noodzakelijk. Persoonsgegevens zijn beschikbaar tot twee jaar na de laatste plaatsing.

Beveiliging
Receptioniste NEXT doet er alles aan om jouw persoonsgegevens optimaal te beschermen. Wij hebben daartoe, rekening houdend met de laatste stand van de techniek, fysieke, administratieve, organisatorische en technische maatregelen getroffen om onrechtmatig gebruik te voorkomen. Deze maatregelen worden regelmatig geëvalueerd en waar nodig geactualiseerd.

Indien en voor zover gegevens worden verstrekt aan gegevensverwerkers die namens haar diensten verlenen of opdrachten uitvoeren, is Receptioniste NEXT met hen overeengekomen dat zij de persoonsgegevens eveneens optimaal beveiligen.

Je dient je ervan bewust te zijn dat je zelf verantwoordelijk bent voor de beveiliging van jouw computerapparatuur en/of telefoon en van jouw eigen internetverbinding, en dat deze nooit 100% veilig is. De verzending van persoonsgegevens via internet geschiedt dan ook op eigen risico.

Vragen, opmerkingen, of (het vermoeden van een) datalek?
Heb je vragen, opmerkingen of (het vermoeden van een) datalek neem dan contact op met ons. Onze contactgegevens zijn te vinden op https://www.receptioniste-next.nl/contact/

Heb je vragen, opmerkingen of klachten over de bescherming van jouw persoonsgegevens door Receptioniste NEXT, stuur dan een mailtje naar info@receptioniste-next.

Je hebt het recht om een klacht in te dienen over de verwerking van jouw persoonsgegevens bij de Autoriteit persoonsgegevens.

Is er sprake van een (vermoeden van) een datalek, laat het ons dan direct weten. Wij verzoeken je dit te melden via info@receptioniste-next.nl.

Wijzigingen
Receptioniste NEXT kan van tijd tot tijd om uiteenlopende redenen veranderingen, aanvullingen of wijzigingen aanbrengen in haar privacy statement. Het meest actuele privacy statement is te allen tijde in te zien op de website. We raden je aan het privacy statement regelmatig na te lezen. Deze versie is opgesteld in mei 2018.

NEXT ONLY doorzichtige achtergrond

Contact Info

Receptioniste NEXT
Koninginnegracht 46-1
2514 AD Den Haag

070 - 24 00861
info@receptioniste-next.nl

Dagelijks geopend: 8:30 - 17:00 uur
Zaterdag en zondag: gesloten

Copyright 2018 © - Receptioniste NEXT