Inleiding
Wij streven ernaar om uw privacy zo goed mogelijk te waarborgen en vertrouwelijk om te gaan met de gegevens die u bij ons achter laat. Receptioniste NEXT verwerkt op een aantal wijzen persoonsgegevens. In dit privacy statement leggen wij onder andere uit welke persoonsgegevens het betreffen, welke grondslagen wij hebben om deze gegevens te verwerken en welke bewaartermijnen gehanteerd worden.
Wie zijn wij?
Wij zijn Ad Hoc Detachering BV handelend onder de naam Receptioniste NEXT (geregistreerd bij de KvK onder nummer 28074661). Samen met onze houdstermaatschappij Eos Nova zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. In dit privacy statement zullen we onszelf verder Receptioniste NEXT noemen. Receptioniste NEXT is de partner in gastvrijheid. Bij het uitvallen van de eigen receptionistes zorgt Receptioniste NEXT direct voor kwalitatieve vervanging.
Wij zijn gevestigd aan de Koninginnegracht 46-I, 2514 AD in Den Haag. Heeft u naar aanleiding van dit privacy statement nog vragen over het verwerken van persoonsgegevens, dan kunt u terecht bij onze functionaris gegevensbescherming. Dit doet u door een e-mail te sturen naar [email protected] of te bellen met 070 – 24 00861.
Welke persoonsgegevens verwerken wij van u?
Als u onze website bezoekt dan kunt u zelf, via onze cookie popup, aangeven welke cookies wij mogen plaatsen en welke niet. Wilt u meer inzicht in de cookies van onze website en welke gegevens wij daarbij verwerken, kijk dan in onze cookie statement.
Gebruikt u onze website om vervolgens contact met ons op te nemen dan verwerken wij de volgende gegevens van u:
- Naam
- E-mailadres
- Telefoonnummer
Naar gelang u bij ons gaat solliciteren of onze nieuwe opdrachtgever wordt verwerken wij ook andere persoonsgegevens, dit leest u hier .
Waarom verwerken wij uw persoonsgegevens?
Receptioniste NEXT heeft een website om te informeren over wie wij zijn en wat wij doen. Om onze website te optimaliseren maken wij gebruik van functionele en prestatie (analytische) cookies en hierbij verwerken wij uw gegevens.
Daarnaast verwerken wij uw gegevens als u contact met ons opneemt, u stuurt ons tenslotte een e-mail, whatsapp of belt ons. Met deze gegevens kunnen wij dan weer contact met u opnemen als dit nodig is.
Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken?
Receptioniste NEXT mag alleen persoonsgegevens gebruiken om redenen die in de privacywetgeving staan. Deze redenen worden grondslagen genoemd. De verschillende grondslagen staan beschreven in artikel 6 van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
Het verwerken van persoonsgegevens als het gaat om cookies doen wij alleen op basis van uw toestemming (artikel 6 lid 1 onder a AVG). Deze toestemming kunt u zelf aan- en uit zetten op het cookie statement.
Als u uw gegevens achterlaat op de website zodat wij contact met u op kunnen nemen, dan geeft u hiervoor toestemming. Het is altijd mogelijk om uw toestemming in te trekken, neem hiervoor contact op met Receptioniste NEXT ([email protected]).
Welke bewaartermijnen hanteren wij?
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk in het licht van de AVG en geldende wettelijke bewaartermijnen.
De bewaartermijnen ten aanzien van cookies zijn apart vermeld in onze cookie statement.
Persoonsgegevens die verwerkt worden naar aanleiding van het contactformulier of via de chat op de website worden maximaal 2 jaar bewaard.
skippen naar ‘hoofdstuk’ Ik heb gesolliciteerd bij Receptioniste NEXT. [FS1]
Welke persoonsgegevens verwerken wij van u?
Als u solliciteert bij Receptioniste NEXT dan verwerken wij van u uw sollicitatiegegevens zoals:
- Voor- en achternaam
- Adresgegevens
- E-mailadres(sen)
- Telefoonnummer(s)
- Geboortegegevens, leeftijd en geslacht
- Werkervaring zoals omschreven in uw motivatiebrief en op uw cv
- Opleidingen, trainingen en cursussen die u gevolgd heeft en/of vermeld hebt op uw cv
- Referenties en getuigschriften om geschiktheid te kunnen beoordelen
- Een foto indien u deze heeft toegevoegd aan uw motivatiebrief/cv.
Receptioniste NEXT hanteert een screeningsbeleid, waarbij het in gang zetten van een VOG aanvraag deel uit kan maken van de aanstellingsprocedure. Tijdens de screening kan social media, zoals LinkedIn geraadpleegd worden.
Waarom verwerken wij uw persoonsgegevens?
Receptioniste NEXT is met regelmaat op zoek naar nieuwe werknemers en heeft daarom verschillende vacatures openstaan. Om de meest geschikte kandidaat te vinden en te selecteren voor een functie, bekijken en bestuderen wij uw motivatiebrief en cv. Door de persoonsgegevens die hierin staan te raadplegen, verwerken wij persoonsgegevens zoals de AVG dit bedoelt.
Ook wanneer wij naar aanleiding van uw sollicitatie contact met u opnemen verwerken wij persoonsgegevens in de zin van de AVG. Om contact te leggen gebruiken wij namelijk uw contactgegevens, zoals opgegeven bij de sollicitatie.
Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken?
Receptioniste NEXT mag alleen persoonsgegevens gebruiken om redenen die in de privacywetgeving staan. Deze redenen worden grondslagen genoemd. De verschillende grondslagen staan beschreven in artikel 6 van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
Het verwerken van uw gegevens doen wij op basis van de grondslag uitvoering overeenkomst in de pre-contractuele fase (artikel 6 lid 1 onder b AVG).
Wordt u niet (direct) aangenomen bij ons, dan vragen wij om uw toestemming om uw gegevens langer te bewaren dan de gebruikelijke/wettelijke 4 weken (artikel 6 lid 1 onder a AVG). Het is altijd mogelijk om uw toestemming in te trekken, neem hiervoor contact op met Receptioniste NEXT ([email protected]).
Welke bewaartermijnen hanteren wij?
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk in het licht van de AVG en geldende wettelijke bewaartermijnen.
De persoonsgegevens die u hebt opgegeven voor een sollicitatie bij Receptioniste NEXT zullen wij niet langer dan 1 maand bewaren, tenzij u toestemming heeft gegeven dat wij uw gegevens nog 1 jaar in portefeuille mogen houden.
Welke persoonsgegevens verwerken wij van u?
Als u door Receptioniste NEXT benaderd wordt voor een vacature dan is het mogelijk dat wij de volgende gegevens van u verwerken:
- Voor- en achternaam
- Adresgegevens (indien van toepassing)
- E-mailadres(sen) (indien van toepassing)
- Telefoonnummer(s) (indien van toepassing)
- Geboortegegevens, leeftijd en geslacht (indien van toepassing)
- Werkervaring zoals omschreven in de cv-databank of op uw cv (indien van toepassing)
- Opleidingen, trainingen en cursussen zoals omschreven in de cv-databank of op uw cv (indien van toepassing)
- Referenties en getuigschriften om geschiktheid te kunnen beoordelen. Zoals omschreven in de cv-databank of op uw cv (indien van toepassing)
- Een foto zoals weergegeven in de cv-databank of op uw cv (indien van toepassing)
Waarom verwerken wij uw persoonsgegevens?
Receptioniste NEXT is met regelmaat op zoek naar nieuwe werknemers en heeft daarom verschillende vacatures openstaan. Om de meest geschikte kandidaat te vinden en te selecteren voor een functie, bekijken en bestuderen wij uw cv (zoals weergegeven in de cv-databank/netwerksite of aangedragen door een collega). Door de persoonsgegevens die hierin staan te raadplegen, verwerken wij persoonsgegevens zoals de AVG dit bedoelt.
U kunt door ons benaderd worden voor een vacature, omdat wij uw gegevens hebben gevonden via een cv-databank (zoals Indeed of Monsterboard) of netwerksites (zoals LinkedIn), waar u uw gegevens beschikbaar heeft gesteld al dan niet om te solliciteren. Maar ook via één van onze collega’s die u heeft aangedragen als een mogelijk geschikte kandidaat, dit nadat het met u besproken is. Als wij denken dat u geschikt bent voor één van onze vacatures dan nemen wij contact met u op, daarbij verwerken wij persoonsgegevens in de zin van de AVG. Om contact te leggen gebruiken wij namelijk uw contactgegevens.
Tip: U bent zelf verantwoordelijk voor de persoonlijke gegevens die van u beschikbaar zijn op/via het internet. Check dit daarom regelmatig en indien u niet wilt dat informatie beschikbaar is voor derden, scherm dit dan goed af.
Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken?
Receptioniste NEXT mag alleen persoonsgegevens gebruiken om redenen die in de privacywetgeving staan. Deze redenen worden grondslagen genoemd. De verschillende grondslagen staan beschreven in artikel 6 van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
Als wij u benaderen voor een vacature dan doen wij dit op basis van een gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 onder f AVG). Bij een gerechtvaardigd belang moeten wij aan kunnen tonen dat wij voldoen aan specifiek gestelde eisen zoals doelbepaling, noodzakelijkheid en of het belang van Receptioniste Next zwaarder weegt dan de privacy van de betrokkene. Wij voldoen aan alle gestelde eisen en hebben hiervoor een verklaring opgesteld. Wilt u meer weten over het gerechtvaardigd belang of deze verklaring, dan kunt u contact opnemen via [email protected].
Welke bewaartermijnen hanteren wij?
De persoonsgegevens die wij van u verzamelen om u te kunnen benaderen voor een vacature bij Receptioniste NEXT zullen wij niet langer dan 1 maand bewaren, tenzij u toestemming heeft gegeven dat wij uw gegevens nog 1 jaar in portefeuille mogen houden.
Welke persoonsgegevens verwerken wij van u?
Receptioniste NEXT verwerkt van verschillende groepen mensen verschillende soorten persoonsgegevens.
Bent u bij ons in dienst of in dienst geweest dan hebben wij de volgende gegevens van u:
- Voor- en achternaam
- Adresgegevens
- E-mailadres(sen)
- Telefoonnummer(s)
- Geboortegegevens, leeftijd en geslacht
- BSN
- Cv en sollicitatiebrief (en indien van toepassing ook referenties, VOG, getuigschriften en foto)
- Arbeidsovereenkomst(en)
- Correspondentie omtrent contracten en functioneren
- Verklaringen omtrent loonheffing
- Kopie ID bewijs
- Loonstrookjes
- Verzuim- en verlofregistratie
Waarom verwerken wij uw persoonsgegevens?
Dat wij deze gegevens van u verwerken heeft uiteenlopende redenen. Zo moeten wij door middel van een kopie van het ID bewijs vaststellen wie u bent en of dit klopt, daarnaast zijn wij wettelijk verplicht om dit in ons bezit te hebben. Ook is het wettelijk verplicht dat wij een loonheffingsverklaring van u hebben, de samen overeengekomen arbeidsovereenkomsten en de loonstrookjes.
Een andere reden om persoonsgegevens te verwerken is om contact met u op te kunnen nemen als dit nodig is voor het werk, bijvoorbeeld over een nieuwe opdrachtgever of een nieuwe invulling van de opdracht. Ook gebruiken wij uw contactgegevens om u aanvullend te informeren via bijvoorbeeld nieuwsbrieven.
De persoonsgegevens die wij verwerken hebben ook te maken met verlof en verzuim. Het registreren van deze gegevens is nodig om u goed in te kunnen plannen bij onze opdrachtgevers en uw salaris te kunnen door betalen in het geval van verlof/verzuim. Daarnaast ook om u te helpen bij een mogelijke re-integratie in het werk.
Als je bij ons in dienst bent dan verwerken wij ook gegevens om te kunnen bemiddelen tussen onze opdrachtgevers. Uw gegevens delen wij met onze opdrachtgevers om te kijken of het past bij de vacature en bij de cultuur van dat bedrijf.
Ook verwerken wij uw gegevens om onze dienstverlening te kunnen verbeteren. Dit doen we door gevolgde trainingen te evalueren, maar ook door klachten of aanvullende feedback in behandeling te nemen.
Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken?
Receptioniste NEXT mag alleen persoonsgegevens gebruiken om redenen die in de privacywetgeving staan. Deze redenen worden grondslagen genoemd. De verschillende grondslagen staan beschreven in artikel 6 van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
De persoonsgegevens die wij verwerken als u bij ons in dienst bent of bent geweest hebben als grondslag de uitvoering van een overeenkomst (artikel 6 lid 1 onder b AVG) en de wettelijke verplichting (artikel 6 lid 1 onder c AVG).
Welke bewaartermijnen hanteren wij?
Als u in dienst bent bij Receptioniste NEXT (of in dienst bent geweest) dan gelden er specifieke wettelijke bewaartermijnen, zoals een bewaartermijn van 7 jaar voor de fiscale documenten (zoals loonstrookjes). De meeste gegevens worden echter niet langer dan 2 jaar door ons bewaard. Wij zullen uw persoonsgegevens nooit langer bewaren dan strikt noodzakelijk en zullen de wettelijke termijnen niet overschrijden. Wilt u voor een specifiek persoonsgegeven weten wat de termijn van bewaring is, stuur dan een verzoek hiervoor in naar [email protected].
Welke persoonsgegevens verwerken wij van u?
Receptioniste NEXT verwerkt van verschillende groepen mensen verschillende soorten persoonsgegevens.
Bent u een (voormalig) klant/opdrachtgever dan hebben wij de volgende gegevens van u:
- Naam
- Functie
- E-mailadres
- Telefoonnummer
- Facturatiegegevens
- Contracten
Een deel van deze gegevens kunnen ook bestempeld worden als bedrijfsgegevens.
Waarom verwerken wij uw persoonsgegevens?
Om contact met u op te kunnen nemen in het geval van vragen of om zaken af te stemmen is het voor de hand liggend dat wij uw contactgegevens registreren en bewaren. Het bewaren van facturatie(gegevens) en contracten is een wettelijke verplichting.
Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken?
Receptioniste NEXT mag alleen persoonsgegevens gebruiken om redenen die in de privacywetgeving staan. Deze redenen worden grondslagen genoemd. De verschillende grondslagen staan beschreven in artikel 6 van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
De grondslag waarop wij klantgegevens mogen bewaren is de uitvoering van een overeenkomst (artikel 6 lid 1 onder b AVG). De grondslag voor het bewaren van gegevens van voormalige klanten is het gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 onder f AVG).
Welke bewaartermijnen hanteren wij?
De persoonsgegevens die wij van u verwerken als u klant bent geweest, bewaren wij niet langer dan 4 jaar. De gegevens van fiscale aard (zoals facturatie) bewaren wij 7 jaar.
Welke persoonsgegevens verwerken wij van u?
Receptioniste NEXT verwerkt van verschillende groepen mensen verschillende soorten persoonsgegevens.
Bent u een (voormalig) leverancier dan hebben wij de volgende gegevens van u:
- Naam
- Functie
- E-mailadres
- Telefoonnummer
- Facturatiegegevens
- Contracten
Een deel van deze gegevens kunnen ook bestempeld worden als bedrijfsgegevens.
Waarom verwerken wij uw persoonsgegevens?
Om contact met u op te kunnen nemen in het geval van vragen of om zaken af te stemmen is het voor de hand liggend dat wij uw contactgegevens registreren en bewaren. Het bewaren van facturatie(gegevens) en contracten is een wettelijke verplichting.
Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken?
Receptioniste NEXT mag alleen persoonsgegevens gebruiken om redenen die in de privacywetgeving staan. Deze redenen worden grondslagen genoemd. De verschillende grondslagen staan beschreven in artikel 6 van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
De grondslag waarop wij leverancier gegevens mogen bewaren is de uitvoering van een overeenkomst (artikel 6 lid 1 onder b AVG).
Welke bewaartermijnen hanteren wij?
De persoonsgegevens die wij van u verwerken als u leverancier bent geweest, bewaren wij niet langer dan 2 jaar. De gegevens van fiscale aard (zoals facturatie) bewaren wij 7 jaar.
Beveiliging
Receptioniste NEXT heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen en monitort en beveiligt al haar diensten (on)zichtbaar tegen misbruik en fraude. Receptioniste NEXT schakelt bij de uitvoering van haar diensten tevens derden in. Voor zover deze derden bij het uitvoeren van de betreffende diensten (persoons)gegevens verwerken, doen zij dit in de hoedanigheid van verwerker. De betreffende verwerker wordt (contractueel) verplicht een passend niveau van beveiliging te hanteren en zorgvuldig om te gaan met persoonsgegevens.
Uw rechten
Onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heeft iedereen een aantal rechten. De volgende rechten zijn omschreven in de AVG:
- Recht op informatie: persoonsgegevens worden op verschillende wijze verwerkt binnen een organisatie. Wilt u weten hoe dat gaat bij Receptioniste NEXT, dan kunt u dat bij ons aanvragen en dan informeren wij u hierover.
- Recht op inzage: uiteraard kunt u alle persoonsgegevens inzien die wij van u verwerken. Dit zullen wij dan ook per e-mail met u delen, tenzij u dit anders wenst.
- Recht op rectificatie: ook kunnen wij uw persoonsgegevens aanpassen als deze onjuist zijn.
- Recht op vergetelheid: indien u wilt dat wij (een deel van) uw persoonsgegevens wissen, dan kunt u dit bij ons aangeven. Het kan zijn dat een deel van de gegevens bewaard moeten blijven in verband met andere (wettelijke) doeleinde, zoals de administratieplicht (vanuit de Belastingdienst). Uiteraard zullen wij u daarover informeren.
- Recht op bezwaar (verzet): u kunt op het verwerken van (een deel van) persoonsgegevens bezwaar maken.
- Recht op overdraagbaarheid: wij kunnen uw persoonsgegevens overdragen naar een andere organisatie of naar uzelf.
Wilt u meer weten over bovenstaande rechten of wilt u van één van deze rechten gebruik maken, neem dan contact met ons op via [email protected] of via 070 – 24 00861. Nadat wij in alle redelijkheid uw identiteit hebben kunnen vaststellen zullen wij u informeren volgens het recht waarop u een beroep doet.
Denkt u dat wij niet handelen in overeenstemming met de privacywetgeving? Dan horen wij dat natuurlijk graag en vragen wij u hierover contact op te nemen met onze Functionaris Gegevensbescherming via [email protected].
Indien u meent dat de verwerking van uw persoonsgegevens door ons een inbreuk zou uitmaken op de bepalingen van onderhavige privacyverklaring of op de AVG, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit kan via de website van de AP.
Cookies
Voor meer informatie over ons gebruik van cookies verwijzen we u naar onze cookies pagina.
Vragen
Heeft u opmerkingen of vragen, dan horen wij dit uiteraard graag. Neem contact met ons op per e-mail op [email protected] of via 070 – 24 00861. U kunt ook contact opnemen per post:
Receptioniste Next
Koninginnegracht 46-I
2514 AD Den Haag
Wijziging van Privacy Statement
Receptioniste NEXT behoudt zich het recht om wijzigingen aan te brengen in dit Privacy Statement. De meest actuele versie (datum hieronder zichtbaar) kunt u daarom ook altijd op onze website terugvinden. Ook de vorige versie van ons Privacy Statement kunt u hier inzien.
Den Haag, december 2022.