De eerste indruk. Die maak je maar één keer. Dit geldt ook voor een bedrijf. Al voor het binnenstappen van een kantoorpand wordt de eerste indruk veelal al gevormd. Daarom is een aangename entree van groot belang. Vier tips op een rij.
1. Intercometiquette
De juiste entree kan de toon zetten voor de rest van het gesprek. Wanneer deze tiptop in orde is sta je al 1-0 voor. Netjes en georganiseerd, dat is wat je wilt uitstralen. Denk daarbij niet alleen aan de receptie. Met de intercom valt er al veel te winnen. Begroet mensen via de intercom zoals je dat ook zou doen als ze in levende lijve binnen zouden komen. Een simpel goedemiddag of welkom laat al zo veel meer gastvrijheid zien dan alleen maar een verveeld âja?’.
2. Bord voor je hoofd
Correcte borden die duidelijk de hoofdingang en het parkeerterrein aangeven is daarnaast ook geen overbodige luxe. Wanneer een klant eerst een kwartier rondjes moet rijden om de ingang te vinden en daarnaast ook nog moet uitvogelen waar hij zijn auto kwijt kan dan is de stemming al voor de kennismaking tot een nulpunt gedaald. Plus: het imago komt hier ook om de hoek kijken. Als deze zaken al niet goed geregeld zijn, hoe zal het er dan binnen aan toe gaan?
3. In de spotlights
Goed, de klant is binnen. Zoeken naar de receptie is geen warm welkom te noemen. Nee: rechts achter een pilaar verstopt. Ja: in de spotlights. Goed voor het gevoel van veiligheid en gastvrijheid. Dan het eerste klantcontact. Zoals te lezen is in ‘Klote Klanten’ van Egbert Jan van Bel: âEen klant is iets anders dan een prooi. Je schiet hem niet dood en je eet hem niet op; je gaat een relatie met hem aan.â Kortom: maak snel oogcontact, groet vriendelijk en wees nauwkeurig in je uitleg. De receptie is geen bijproduct van een bedrijf, eerder het spilpunt.
4. Itâs all about the details
Branding, er wordt soms wel miljoenen aan gespendeerd. Reclames, sponsorschappen, you name it. Alles om het juiste imago uit te stralen. Dit kan in één klap teniet worden gedaan. Als de fysieke kennismaking met het bedrijf een compleet ander beeld geeft dan de weloverdachte commercials gaat er toch iets niet goed. Teleurstelling volgt. Val daarom constant terug op de kernwaarden van het bedrijf en straal deze ook vol overtuiging uit. Jawel, tot in het kleinste detail. Alles moet kloppen. Van de ambiance tot de kleuren, geuren en geluiden. Denk voortdurend: is dit inspirerend en past dit bij mijn bedrijf? Is het antwoord op een van beide vragen nee, direct aanpassen. Vermijd alles wat ook maar het geringste deukje in het imago kan opleveren.
Helmaal mee eens!
Risma Koendjbiharie-Mohabir liked this on Facebook.
RT @ReceptionisteNL: Zo maak je een perfecte eerste indruk: De eerste indruk. Die maak je maar één keer. Dit geldt ook voor een bedrij… hâ¦