receptioniste

Receptioniste op meerdere locaties? Zo pak je het aan!

Wanneer je bij Receptioniste NEXT als ambulant receptioniste in de flexpool wordt ingezet, werk je op wisselende dagen en tijden. Maar óók bij verschillende bedrijven. Je werkt dan als vervanging van de vaste receptioniste op die locatie wanneer zij afwezig is (door bijvoorbeeld ziekte, vakantie of verlof). Hierdoor kom je terecht bij zeer uiteenlopende organisaties; van een bank tot een offshore bedrijf en een hip reclamebureau tot een advocatenkantoor. Ondanks dat je uiteraard goed wordt ingewerkt bij elk bedrijf, is het wel belangrijk om goed te kunnen schakelen. Hoe pak je dat aan? We geven een aantal tips!

Voorbereiding
Als je goed bent voorbereid zal je een stuk zelfverzekerder richting de locatie vertrekken en kun je eventuele vragen makkelijker beantwoorden. Dat is fijn voor jou én de opdrachtgever. Weet je wat het voor bedrijf is en wat ze daar doen? Google is your friend. Ook krijg je van ons een bedrijfsprofiel waarin meer informatie staat over het bedrijf en bijbehorende instructies over bepaalde zaken.

Geschikte kleding
Het kiezen van de juiste kleding kan soms een uitdaging zijn. Bij een bank verwachten ze toch iets anders dan bij een hip reclamebureau. Daarom staat in het bedrijfsprofiel dat je van Jessica krijgt altijd aangeven wat de voorkeur is betreft kledingvoorschriften. Wij adviseren in ieder geval om op je eerste dag bij een voor jou nieuwe locatie wat netter gekleed te gaan. Dan zit je in ieder geval nooit fout. Liever overdressed dan underdressed!

Start op tijd!
Zorg dat ja altijd tien minuten eerder aanwezig bent op de desbetreffende locatie, zodat je rustig kunt opstarten. Even koffie zetten, naar het toilet, de benodigde programma’s openen… Het is logischerwijs dus heel belangrijk dat je goed je reistijd van tevoren checkt. In het bedrijfsprofiel geven we vaak aan of je met het OV of met de auto kunt gaan. Het is vervolgens aan jou om te zorgen dat je op tijd aanwezig bent.

De werkzaamheden
De rol van de receptioniste en de taken die daarbij horen, kunnen per bedrijf verschillen. Het is daarom verstandig om voor jezelf bij te houden welke werkzaamheden bij welke locatie horen. Zo kun je bepaalde zaken opzoeken als je een periode niet bij de betreffende opdrachtgever gewerkt hebt.

Ongeschreven regels
Vaak zijn er wel wat ‘ongeschreven regels’ die niet in een handboek staan en die je tijdens het inwerken dus ook niet altijd voorbij zult zien komen. Die regels hebben meestal te maken met de bedrijfscultuur. Hoe gaan mensen binnen de organisatie bijvoorbeeld met elkaar om? De enige manier om daar achter te komen, is goed te blijven kijken en luisteren en daar vervolgens op inspelen.

Afronden
En aan het eind van de dag? Dan zorg je er natuurlijk voor dat alles in de receptie weer zo staat zoals je het aantrof (zolang dat netjes was uiteraard). Hoe is de instelling van de bureaustoel? Waar liggen de kranten? Welke spullen achter de receptie liggen op het bureau en welke zijn opgeborgen? Neem dat in de ochtend dus even goed in je op, zodat je weet hoe het er aan het eind van de dag weer uit moet zien. Als je het op deze manier aanpakt, zit je in principe nooit fout.

En tot slot…
Heb je aan het eind van je dag een opmerking voor jouw NEXT collega die daar de volgende keer komt werken? Of heb je verbeterpunten voor het uitvoeren van de werkzaamheden bij dat bedrijf? Dan waarderen we het als je dit aan ons wilt doorgegeven.

We wensen je veel succes!

Meer blogs lezen? Bekijk ons overzicht!

klantbeleving

Eigenschappen voor een betere klantbeleving

Het is al lang geen verrassing meer dat bij een goede klantbeleving (naast de praktische zaken) een persoonlijke benadering heel belangrijk is. F-facts, professioneel facility management platform, schrijft in een artikel over een aantal belangrijke karaktereigenschappen voor een buitengewone klantbeleving. Daar hebben wij een aantal goede uitgehaald en er zelf nog één (volgens ons) hele belangrijke aan toegevoegd: passie!

Heb jij één of meerdere van deze eigenschappen? Vergeet ze dan niet in te zetten!

1. Passie
Zoals we al zeiden; onmisbaar. Als je passie hebt voor je vak en met enthousiasme aan het werk bent, heeft dat een positief effect op de klant (of in het geval van een receptioniste; de bezoeker).

2. Empathie
We hechten ons aan mensen die begrip tonen als we te maken hebben met uitdagingen of negatieve invloeden. Door empathie te tonen, maak je een menselijke verbinding. Hierdoor wordt de klantervaring geoptimaliseerd.

3. Bewustzijn
Als we voelen dat iemand om ons geeft en zich bewust is van ons, trekken we naar diegene toe. In feite werkt het ook zo op werk. Zo kan een receptioniste duidelijk laten merken dat ze zich bewust is van iemands aanwezigheid.

4. Rechtvaardigheidsgevoel
Veel frustrerende ervaringen hebben te maken met ons gevoel voor rechtvaardigheid. Neem iemands zorgen serieus en zorg dat de balans wordt hersteld als een eventuele vervelende situatie zich heeft voorgedaan.

5. Verantwoordelijkheid
Deze haakt daar eigenlijk mooi op in. Verantwoordelijkheid nemen voor je eigen fouten kan een zaak weer rechttrekken. Ontken iets niet, maar zeg: “U heeft gelijk, dit is gebeurd. We gaan het voor u oplossen en zorgen ervoor dat het niet nog een keer voorkomt.”

Meer blogs lezen? Bekijk ons overzicht.

boeken

Managementboeken; de favorieten van Lone

Persoonlijk ben ik geen groot fan van managementboeken. De zware kost die hier op kantoor vaak wordt besproken, ligt al zo strak dat ik het er spontaan benauwd van krijg. Wanneer ik er wél voor kies een managementboeken te lezen, wil ik niet alleen leren, maar ook geamuseerd worden. En het fijne is; het kan!

Door Lone Cramer

Een met humor geschreven boek is voor mij een welkome afleiding van een druk bestaan. Leerzame kost, maar dan verpakt in een wat luchtiger jasje. Zoals de boeken van Jos Burgers, marketingman in hart en nieren. Hij heeft veel kennis en is dan ook niet voor niets een veelgevraagd spreker op events. Zijn boeken vormen daarvoor de basis. Hij houdt zijn publiek een spiegel voor en laat mensen anders kijken naar hun werk. En dat doet hij allemaal met een flinke dosis humor en veel praktijkvoorbeelden.

Omdenken - Jos Burgers

Omdenken
En wat is het leuk als een boek je triggert anders te denken! De Omdenken boeken van Berthold Gunster vind ik nog altijd geweldig. De kunst van het vinden van een voordeel van een nadeel. Thuis heb ik een poster hangen van een geniale uitspraak van Omdenken waar ik regelmatig naar kijk (zie afbeelding). Ik word er iedere keer weer blij van (net als de uitspraak van Pippi Langkous: “Ik heb het nog nooit gedaan, dus ik denk dat ik het wel kan”).

Gastvrijheid
Door ons vakgebied lees ik natuurlijk ook graag boeken die gericht zijn op gastvrijheid binnen organisaties, zoals Mood Maker. Dit boek laat zien hoe gastvrije organisaties kunnen worden ontwikkeld en wat daarvoor nodig is. Conclusie? Organisaties moeten vooral investeren in medewerkers en aan de slag gaan met de organisatiecultuur. Wat ik ook een leuk boekje vind is De 7 regels van Meneer Reimers door Ria Harmelink. Meneer Reimers leert ons op aangename wijze over het grote belang van fatsoen. Etiquette is van iedere tijd!

De boeken
Voor het gemak nog even de tips op een rijtje:

Veel leesplezier!

boze klant

Omgaan met een ontevreden klant

Als receptioniste krijg je dagelijks tientallen mensen aan je receptie. De één is vrolijk en opgewekt, de ander wat minder. Jij weet daar vast goed op in te spelen. Maar wat als je iemand aan de receptie of telefoon krijgt die écht ontevreden is? Ook daar wil je als receptioniste op een vriendelijke en professionele manier mee omgaan. Hoe doe je dat?

Business2community maakte een leuke en interessante infographic voor mensen die bij de klantenservice van een bedrijf werken – zie onderaan deze pagina. Deze tips zijn echter ook goed bruikbaar voor receptionistes! We vatten de belangrijkste punten voor je samen (voor het gemak noemen we de bezoeker aan de balie of de beller aan de telefoon hierbij de ‘klant’):

Luister
Er is een verschil tussen iets horen en echt luisteren. Misschien heb jij het probleem waar de klant mee komt al 1000 keer gehoord; toch is het belangrijk dat je goed luistert. Op deze manier kun je zowel het probleem als de houding van de klant het beste aanpakken.

Herhaal het probleem
Als receptioniste luister je dus goed naar de klant en wat het probleem precies is. De klant kan dat echter niet aanvoelen. Daarom is het belangrijk dat jij het probleem nog even terugkoppelt; heb je het goed begrepen? Zo voelt de klant zich gehoord.

Blijf rustig
Rustig blijven is de beste manier om iemand anders rustig te krijgen. Daarbij is het als receptioniste nóg belangrijker om rustig en professioneel te blijven; jij bent tenslotte het visitekaartje van het bedrijf.

Follow up
Als het mogelijk is, breng de klant dan op de hoogte van de status van het probleem. Hopelijk verras je de klant hiermee positief en een eventueel volgend contactmoment zal zo veel fijner zijn.

Bekijk de rest van de tips hieronder!

(Ben jij zélf weleens de boze klant? Onderaan de infographic staan ook tips voor jou!)

Infographic boze klanten

Bron: Business2community

telefoonetiquette

Zakelijk telefoneren; de basisregels

Eerder schreven wij in de blog ‘Tips voor een prettig telefoongesprek’ over hoe je een gesprek zo soepel mogelijk kunt laten verlopen. Maar ben je eigenlijk al op de hoogte van de basisregels voor zakelijk telefoneren? Kleine dingen kunnen een groot verschil maken! Wanneer je net dat beetje extra geeft tijdens een telefoongesprek, zal je zien dat de complimenten en positieve feedback binnenstromen! En wie wil dat nu niet? Wij geven 8 tips!

1. Laat de telefoon niet meer dan drie keer overgaan voordat je opneemt. Let wel op; als er een bezoeker voor je staat, gaat deze persoon voor op het telefoongesprek.

2. Denk aan je stem. Probeer op een positieve en rustige toon te spreken. Praat ook niet te hard of juist te zacht.

3. Zorg voor een professionele openingszin, bijvoorbeeld: “Goedemorgen, (naam bedrijf) u spreekt met (jouw naam), waarmee kan ik u van dienst zijn?”.

4. Heb volledig aandacht voor het gesprek; stop met andere werkzaamheden. Degene aan de andere kant van de lijn merkt het als je er niet helemaal bij bent.

5. Vermijd populair taalgebruik, zoals: ‘hoi’, ‘doei’, ‘hartstikke’, ‘ja hoor’, ‘okidoki’, ‘doen we’.

6. Laat je gesprekspartner altijd uitpraten. Je kunt daarna laten merken dat je hem of haar hebt gehoord, door een bevestigende ‘ja’ of ‘hmm’.

7. Sluit het gesprek op een vriendelijke manier af en wacht met ophangen tot de klant de verbinding heeft verbroken.

8. Heb je een oproep gemist? Bel zo snel mogelijk terug, ten laatste één dag na de gemiste oproep.

receptioniste

Bronnen:
TopConnect
Sales Training Instituut
SomeEcards (afbeelding)

Meer blogs lezen? Bekijk ons overzicht!

NEXT ONLY doorzichtige achtergrond

Contact Info

Receptioniste NEXT
Koninginnegracht 46-1
2514 AD Den Haag

070 - 24 00861
info@receptioniste-next.nl

Dagelijks geopend: 8:30 - 17:00 uur
Zaterdag en zondag: gesloten

Copyright 2019 © - Receptioniste NEXT