Zakelijke etiquette; iets waar veel werknemers zich zo nu en dan onzeker over voelen. Wat zijn de ongeschreven regels rondom het gebruik van je mobiele telefoon onder werktijd? Hoe gedraag je je op een werkborrel? Geef je alle collega’s drie zoenen na de jaarwisseling? In deze laatste blog, van de driedelige miniserie over zakelijke etiquette, spraken we weer met Lone!

We zijn tegenwoordig 24/7 bereikbaar en dat wordt ook steeds meer van ons verwacht. Reageer je niets snel genoeg op een whatsapp bericht? Dan sturen we er toch gewoon nog een! Soms lijken we te vergeten hoeveel tijd en aandacht er naar ons mobiele scherm gaat, zelfs zo erg dat we onze omgeving gewoon vergeten.

Lone, wat zijn volgens jou de ongeschreven regels rondom het gebruik van een mobiele telefoon achter de receptie? “Daar kan ik heel kort over zijn; je telefoon laat je in de tas! Als je pauze hebt, kun je je berichten beantwoorden of iemand even terugbellen, maar daarbuiten niet.”

Verwacht je een belangrijk telefoontje die je echt moet opnemen? “Bespreek dit dan bij binnenkomst eerst met je leidinggevende. Dan zijn zij op de hoogte en voorkom je scheve gezichten als ze je met de mobiele telefoon zien zitten.”

Het gebruik van mobiele telefoons op de werkvloer wordt steeds gebruikelijker, maar het is nog steeds niet volledig geaccepteerd, toch? “Het verschilt per bedrijf hoe de mobiele telefooncultuur is. De een heeft er geen problemen mee en de ander wil het juist helemaal niet. Het is zelfs zo dat enkele, vooral jonge en informele, organisaties een mobiele telefoon gebruiken als hoofdtelefoon voor alle inkomende gesprekken. Tja, dan zit je als receptioniste de hele dag met een mobiel in je hand.”

Moet je even wachten bij een locatie of op je afspraak? Laat dan ook je telefoon in je tas. “Het is gewoon ongepast als je afspraak aankomt lopen en je ziet het niet eens omdat je naar je telefoon kijkt. Zo maak je geen goede (eerste) indruk!”

Lone voegt hier een tip aan toe voor ambulante receptionistes: “Als je voor het eerst op een nieuwe werklocatie zit is het verleidelijk om tijdens de lunch je zelf af te zonderen met je telefoon. Maar gebruik de lunch juist om contact te maken met de collega’s. Dat kan soms even spannend zijn, maar zo leer je het bedrijf beter kennen en wordt het werk ook leuker. De werknemers zullen dit ook zeker waarderen en je zal zien dat je hierna niet meer ‘gewoon’ een receptioniste bent maar ‘die leuke dame achter de receptie’!”

Zijn er nog meer ongeschreven regels? “Zeker! Zet je geluid, ook als je telefoon in je handtas zit, altijd op stil of trillen. En als je toch je mobiele telefoon moet opnemen omdat het belangrijk is? Loop dan even weg van de werkplekom het gesprek te voeren. Als dat niet lukt let dan in ieder geval op je volume en praat niet harder dan nodig. Veel mensen denken: hoe kleiner het toestel, hoe harder je erin moet praten. Niet nodig!”

Misschien is de beste manier om met mobiele etiquette om te gaan; er gewoon opletten waar jij je bij anderen aan ergert. Niet alleen op het werk, maar ook een terras of in een restaurant. “Het is een nog grijs gebied maar bedenk ook gewoon goed hoe het overkomt bij anderen.”

Wist je trouwens dat maar liefst 93% van de Nederlanders in het bezit is van een mobiele telefoon? Dat zijn 16.094.306 telefoons! Het is dus wel hoog tijd dat er mobiele etiquette komen, denk je ook niet?

Deel 2 van onze driedelige miniserie gemist? Deze gaat over ‘hoe gedraag je je op een werkborrel?’ Je leest hem hier! 

Zakelijke etiquette; iets waar veel werknemers zich zo nu en dan onzeker over voelen. Hoe gedraag je je op een werkborrel? Hoe neem je de telefoon op? En wat zijn de regels rondom het gebruik van je smartphone onder werktijd? Voor onze NEXT- blog maken wij hier een driedelige miniserie over.

De één vindt het heel gezellig en de ander ziet het als een verplicht nummertje; een werkborrel! Volgens de etiquette-deskundige Anne-Marie van Leggelo zijn er enkele ongeschreven regels die je zeker in acht moet nemen. Wil jij welgemanierd overkomen bij je collega’s? Lees dan deze eenvoudige etiquetteregels over werkborrels. Met als eerste: tenzij je al een afspraak hebt die je echt niet kunt verzetten, zorg ervoor dat je bij de borrel aanwezig bent!

Wijntje drinken?
Een glas wijn past prima bij een (gezellige) werkborrel. Maar alcohol is ook een standaard recept voor problemen. Van Leggelo’s regel over alcohol drinken is dan ook: zorg dat je de volgende dag alles nog kunt navertellen. “Meestal zijn zakelijke borrels ergens tussen vijf en zeven. Dan heb je vaak nog niks gegeten. Zorg dat je een bodem hebt. Een beetje gezelligheid moet kunnen, maar je wil niet dat iemand je in de taxi moet leggen.”

What to wear?
Wat zijn de ongeschreven regels als er geen dresscode op de uitnodiging staat? Van Leggelo zegt hierover: “Geen dresscode betekent ‘vrijheid, blijheid’ maar afhankelijk van jouw vakgebied gelden er vaak ongeschreven regels. De algemene ongeschreven regel is: té is nooit goed. Dus niet te bloot, te kort of te hoge hakken.” Een spijkerbroek met T-shirt wordt ook afgeraden, zoek dus altijd een goede balans tussen casual en formeel!

Blijf altijd professioneel
Ook al is een borrel de uitgelezen kans om je collega’s beter te leren kennen, toch moet je altijd professioneel blijven. Dit is bijvoorbeeld niet het moment om te beginnen over de inhoud van je werk. “De borrel gaat in eerste instantie over verbintenis en gezelligheid. Laat zaken maar even zaken.” Wist je trouwens dat het op een werkborrel totaal niet onbeleefd is om te zeggen dat je nog even een andere collega wilt spreken? Dus voel je niet bezwaard om dat ook te doen!

Wat ook not done is? Het bespreken van hele persoonlijke dingen. “Een borrel is niet het moment om te beginnen over je persoonlijke sores of andere beladen onderwerpen zoals politiek. Tenzij je met een collega praat die ook een vriend is geworden, is het beter om gespreksonderwerp wat persoonlijker te houden.” De kinderen, het weer, The Voice of Holland of bijvoorbeeld nieuwe ontwikkelingen in de branche zijn prima onderwerpen om te bespreken tijdens een borrel. Hoe informeel de sfeer ook is, het blijft een zakelijke borrel.

Body language
Het is wellicht een schot voor open doel maar let op je lichaamstaal! Niet fronzen, gapen, hangen of met de armen over elkaar staan. Zo kom je ongeïnteresseerd over en je weet maar nooit wie er naar je kijkt!

Niet social maar sociaal
Het is algemeen bekend dat je je telefoon weg legt bij een werkborrel. Even kijken of de parkeermeter wel aan staat kan natuurlijk, maar voorkom dat je telefoon de meeste aandacht krijgt. Van Leggelo voegt hieraan toe: “Haal niet te pas en te onpas de telefoon uit je tas om foto’s te maken en denk goed na voordat je een foto post op sociale media. Wil je een foto plaatsen? Vraag dan altijd even aan degenen die erop staan of het akkoord is.”

Tijd om te gaan
Zorg dat je niet de laatste bent die naar huis gaat. Laat zien dat je je verantwoordelijkheden kent en ga op tijd naar huis. “Als er geen duidelijke eindtijd staat op de uitnodiging is de ongeschreven regel dat je voor de gastheer- of gastvrouw naar huis gaat. Vergeet niet om altijd even langs de gastheer- of gastvrouw te lopen om te bedanken.“

En als laatste… flirten!
Een crush op één van je collega’s? Een beetje flirten is leuk maar bedenk goed: dit is niet de gelegenheid om ongegeneerd je collega’s of baas te versieren. Een tip: doe rustig aan met drank, dan word je ook niet overmoedig en voorkom je gênante momenten! 

Heb je zelf nog absolute do’s en don’ts voor een werkborrel?

Deel 1 van onze driedelige miniserie gemist? Deze gaat over tot wanneer wens je iemand de beste wensen kan wensen. Je leest hem hier!

Bron: NH nieuws

Zakelijke enquête, iets waar veel werknemers zich zo nu en dan druk over maken. Tot wanneer wens je iemand gelukkig nieuwjaar? Hoe gedraag je je op een werkborrel? Voor onze NEXT- blog maken wij een driedelige miniserie over zakelijke etiquette in samenwerking met Lone!

Het is een jaarlijks terugkerende vraag: tot wanneer wens je elkaar een ‘Gelukkig Nieuwjaar’? Je wilt niemand voor zijn of haar hoofd stoten door er niets over te zeggen, maar je wil ook niet oneindig je collega’s (en jezelf) vervelen met de beste wensen. Ik heb altijd geleerd dat het tot Driekoningen het meest gebruikelijk is. Maar door de kerstvakantie die vaak pas de tweede week van januari eindigt, is deze regel eigenlijk een beetje achterhaald.

Wat nu? Nu zien we elkaar vanaf de tweede week van januari allemaal weer op kantoor, dus gaat het ‘Gelukkig Nieuwjaar’ wensen nog even door. Hoe lang? Een officiële regel is er niet, maar de nieuwe norm is eigenlijk dat we elkaar tot en met de derde week van januari nog het beste wensen. Daarna is het niet meer relevant om de wensen nog uit spreken.

Persoonlijk vind ik dat je zakelijk gezien iemand het beste een ferme handdruk kan geven. Dan zit je altijd goed. Je bent uiteraard nooit verplicht om iemand drie zoenen te geven, maar als een collega naar je toereikt en je hebt een fijne werkrelatie, dan kun je daar best in meegaan. Merk je dat een collega je op afstand probeert te houden? Houd dan de eer aan jezelf en volsta met een handdruk en een glimlach.

En als je achter de receptie werkt? Dan is het een stuk makkelijker. Er is dan al een fysieke afstand tussen jou en je collega’s of bezoekers. Wat je zou kunnen doen: sta even op met een grote glimlach om een bezoeker/collega een hand te geven. Daarna kun je weer gaan zitten en je werk oppakken. Daar verras je vast mensen mee! Ik zou je overigens niet adviseren telkens op te staan als er een hele rij achter de receptie staat. De wensen overbrengen kan natuurlijk wel altijd. 😉

Even de datum van vandaag checken… 15 januari, de derde week van januari. Het mag nog! Bij deze wens ik jullie allemaal een heel gelukkig en succesvol 2019.

Als je (een aantal van) onze andere blogs hebt gelezen, dan zal je vast zijn opgevallen dat het woord ‘gastvrijheid’ vooraan in ons woordenboek staat. Het uitdragen van gastvrijheid is nu eenmaal ontzettend belangrijk als je receptioniste bent. Maar natuurlijk kun je het veel breder trekken.

Door Lone Cramer

Een voorbeeld: afgelopen zondag ging ik lunchen in een restaurant in Haarlem. Mijn gezin en ik liepen het restaurant binnen en het was redelijk druk, maar niet zó druk dat we niet gezien konden worden. Toch keek de gastheer, die zo’n drie meter verderop stond, ons niet aan bij binnenkomst. We liepen langs hem; nog steeds zonder oogcontact. We gingen zitten; hij ging andere tafels bedienen. Het was vast niet opzettelijk, maar het leek bijna alsof hij ons negeerde. Wat zoiets kleins als oogcontact al niet kan doen. Of eigenlijk, het gebrek eraan. Conclusie: gastvrijheid kan in hele kleine dingen zitten, maar een groots effect hebben. Zowel positief als negatief.

Nog een voorbeeld: ik stond laatst in Schiphol op de roltrap die naar de ondergrondse parkeergarage ging. Zo’n tien meter voor me stond een vrouw op de trap. Ze keek omhoog en onze blikken kruisten elkaar, dus ik lachte vriendelijk naar haar. Ze was al een stuk eerder beneden, maar besloot toch te wachten en de deur naar de parkeergarage voor me open te houden. Ze zei: “Zo’n vriendelijke glimlach moet beloond worden!” Natuurlijk vond ik dat leuk, maar tegelijkertijd is het toch erg dat een vriendelijke glimlach als iets bijzonders wordt gezien? Food for thought…

Wat ik hiermee wil zeggen? Gastvrijheid kun je in allerlei hoeken vinden. Maar je kunt er zelf ook mee beginnen. Denk er eens over na hoe gastvrij jij zélf eigenlijk bent. Zeg je de winkelmedewerker altijd gedag als je binnenkomt, of kies je er toch voor om nog even op je telefoon te kijken? Wens je de kassière een fijne dag als je de boodschappen hebt afgerekend, of ben je er vooral op gericht om zo snel mogelijk naar huis te gaan? Natuurlijk kun je hetzelfde van hen verwachten, maar het is ook leuk om zelf het initiatief te nemen.

Nog even terug naar de receptie dan. Natuurlijk wordt van een receptioniste verwacht dat ze iedere bezoeker gastvrij ontvangt. Maar dat betekent niet dat jij haar (of hem) ook eens vóór kunt zijn. Iedereen verdient een glimlach!

Meer blogs lezen? Bekijk ons overzicht.

Gastvrijheid kom je niet alleen in het bedrijfsleven tegen, maar ook in de horeca, thuis en op vakantie! Echter hanteren niet alle landen dezelfde (ongeschreven) regels als het gaat om gastvrijheid…

We hebben het allemaal weleens meegemaakt: je bent op vakantie en wordt even herinnerd aan de culturele verschillen met Nederland. In sommige landen wordt jouw bord al voor je neus weggehaald als de laatste hap nog in je mond zit (want: lege borden op tafel is niet netjes) of je glas bijgeschonken terwijl je pas twee slokken hebt genomen (want: een leeg glas is not done). Dat laatste vinden wij overigens niet héél erg, zolang de rekening niet tegenvalt. In andere landen (voorbeeld: Korea) wordt er op straat niet naar elkaar gelachen als mensen elkaar niet kennen. Ze negeren elkaar gewoon. Voor ons misschien wat onaardig, voor hen heel normaal. Ook is het in bepaalde landen normaal om iets te eten mee te nemen als je wordt uitgenodigd voor een diner, terwijl dit in andere landen juist een belediging is (“Is ons eten dan niet goed genoeg?”). Behandel een ander zoals je zelf behandeld wilt worden gaat dus niet altijd op!

Gastvrijheidsonderzoek
Uit gastvrijheidsonderzoek van Zoover blijkt dat Griekenland al meerdere jaren het meest gastvrije vakantieland is (volgens Nederlanders). Waarom? De Grieken staan voor je klaar en zijn openhartig en het maakt daarbij niet uit of je een bekende bent of niet. Andere landen die ook hoog scoorden: Turkije en Oostenrijk. Turkije heeft dit jaar met een gemiddelde van een 8,6 zelfs de Reisgraag Award voor beste bestemming binnen de categorie Gastvrijheid gewonnen. Ook zijn Nederlanders vaak positief over Thailand, Indonesië (Bali) en Japan.

Gastvrijheid uit onverwachte hoek
Russen hebben als mede-vakantieganger niet de beste reputatie. Maar hoe zit het met de gastvrijheid in Rusland zelf? Uit een blog van VPRO Buitenland blijkt dat de Russen je nog kunnen verbazen: “Ik had het voorrecht om Moskou, Vladimir en Sint Petersburg te mogen bezoeken. De vriendelijkheid en gastgerichtheid viel op. Tijdens de treinrit van Moskou naar Vladimir werd door drie dames op leeftijd eten en drinken met ons gedeeld. De rit werd een feest. Door een andere reiziger werd één en ander vertaald, het kwam er op neer dat ´alles wat je hebt, gedeeld moet worden´. Ook werden we regelmatig aangesproken door de Russen of we eruit kwamen met de Lonely Planet en de kaart en of we hulp nodig hadden. Interactie met de Russische bevolking was geweldig en dat beeld overheerst inmiddels.”

Conclusie: het kan twee kanten op met gastvrijheid in het buitenland. Het is daarbij ook maar net wat je zelf gewend bent en waar je veel waarde aan hecht. Gelukkig zijn onze vooroordelen niet altijd waarheid. Mocht je nog op vakantie gaan; veel plezier en gastvrijheid gewenst!

Bronnen: VPRO, Reisgraag

Meer blogs lezen? Bekijk ons overzicht!