De perfecte receptioniste

De perfecte receptioniste; bestaat zij (of hij)?

Een receptioniste die gastvrij, communicatief sterk, representatief en goed in haar vak is; dat klinkt als de ideale medewerkster om in te zetten achter de receptie (voor het gemak houden we even de vrouwelijke vorm aan, maar dit kan natuurlijk net zo goed een man zijn). Maar is het ook zo simpel? Bestaat de ‘perfecte receptioniste’? En kan zij overal werken? 

Door Lone Cramer

Ik denk het niet. Het ligt namelijk niet zo simpel. Een receptioniste kan bij een bepaalde organisatie helemaal floreren, maar op een andere werklocatie een stuk minder goed uit de verf komen. Het gaat om de combinatie tussen de standaard ‘vereisten’ die iemand een goede receptioniste maken én de match met het soort organisatie waar zij te werk gaat.

Wat maakt iemand een goede receptioniste?
Over het algemeen is er een aantal standaard ideeën van wat een goede receptioniste moet hebben/kunnen/zijn. Ze moet gastvrij zijn uiteraard. Maar ook oplettend voor wat bezoekers nodig hebben, zodat ze daarop kan anticiperen, hen een stap voor kan zijn en daardoor boven verwachting werkt. Maar ook representativiteit speelt een grote rol; dat ze er netjes en verzorgd uitziet. Daarnaast is de nodige kennis van het vak natuurlijk een vereiste.

Duidelijk zijn weegt wat mij betreft ook zwaar. Dat ze de wil heeft om mensen van dienst te zijn, maar wel met een bepaald kader. Een voorbeeld: wanneer een collega aankomt met de vraag om vandaag vóór 15:00 uur een grote klus af te maken, dan moet een receptioniste mondig genoeg zijn om te zeggen dat ze haar best gaat doen, maar dat het mogelijk niet lukt voor die tijd omdat ze nog drie groepen moet ontvangen en de telefoon roodgloeiend staat. Duidelijk én assertief dus.

En hoe zit het dan met match met de organisatie?
Wat los van bovenstaande eigenschappen belangrijk is, is de eerder genoemde match met de organisatie waar ze wordt ingezet. Ze moet passen bij de uitstraling van het bedrijf. Een hele energievolle receptioniste past misschien minder goed bij een groot advocatenkantoor, maar wellicht wél heel goed bij een designbureau. Andersom geldt hetzelfde. Een meer gereserveerd type – dat zeker niet minder goed is in haar werk – zal door haar serieuzere uitstraling waarschijnlijk beter bij dat advocatenkantoor passen.

Daarnaast is de functie van receptioniste steeds vaker verschillend, als we kijken naar de taken die ze oppakt. Bij het ene bedrijf zal ze vooral de rol van gastvrouw innemen, maar bij steeds meer bedrijven krijgen receptionistes ook een groter aandeel in de administratieve kant. Ook kennis van dit soort zaken is dus voor de ene receptioniste een groter vereiste dan voor de ander.

Dé perfecte receptioniste
Die bestaat dus niet. Voor ons – bij NEXT – blijft het dus ontzettend belangrijk om vooraf de nieuwe opdrachtgever te scannen. Wat is het doel van de receptie? Wat is de balans betreft de werkzaamheden? Hoe is de bedrijfscultuur? Wat verwacht de organisatie van de receptioniste? Wij brengen dat goed in kaart en op basis daarvan maken we de beste match. Wij zoeken naar de perfecte receptioniste voor een specifieke locatie. Want die bestaat wél!

beleving receptie

De beleving van de receptie

Stel je eens voor… Je loopt het kantoor waar je een afspraak hebt binnen en ziet de receptioniste al van ver naar je glimlachen. Dat is fijn! En een stuk beter dan die vrouw gister bij een ander pand, die niet eens opkeek. Eenmaal aangekomen bij de receptie hoef je je naam niet meer te noemen, de oplettende receptioniste verwachtte je al. Daar scoort ze gelijk nog wat extra punten mee. Je bent wat vroeg, dus er wordt gevraagd of je nog even wilt wachten in de receptie.

Positief verrast

Het is rustig, dus de receptioniste staat op om je jas aan te nemen. Ze ziet er verzorgd uit. Jouw mening over dit bedrijf wordt hierdoor (onbewust) positief beïnvloed. Als ze je ook nog een kopje koffie en de krant aanbiedt, kan jouw ochtend niet meer stuk. Wat een fijne ervaring! In het kwartier dat je wacht, kijk je af en toe geboeid naar hoe ze andere bezoekers met een grote glimlach helpt. Je bent weer verrast. Zelfs een schijnbaar vervelend telefoongesprek weet ze nog op positieve toon af te handelen. En ook de eigen werknemers van het bedrijf zegt ze stuk voor stuk vriendelijk gedag. Deze dame zou je ook wel bij de receptie van jouw pand willen; zo begint iedereen zijn dag toch een stuk beter? Even wachten voelt zo ook helemaal niet als iets vervelends. Als jouw afspraak je komt halen, kun je het niet laten er even wat over te zeggen. Opgewekt ga je de meeting in.

Boven verwachting

Wanneer je weer beneden komt, is het druk bij de receptie. Er zit nu ook een extra dame bij. Het valt je op dat de ruimte er ondanks de drukte erg netjes uit ziet. De receptioniste heeft je koffiekopje opgeruimd en de krant ligt nu netjes opgevouwen voor iemand anders op tafel. Je staat even stil en bent verbaasd over de indruk die een professionele receptie en receptioniste blijkbaar op je kunnen maken. In haar ooghoek ziet ze je aan komen lopen. Weer komt die lach tevoorschijn. Ze staat op en haalt je jas. Ze vraagt of je een parkeerkaart nodig hebt, en geeft je een flesje water mee voor onderweg (“Voor tijdens de file”, zegt ze). Wauw, ze weet je wel het gevoel te geven alsof je erg belangrijk bent! Na een laatste groet, loop je goedgehumeurd het pand uit. Goh, als elk bezoek door zo’n ervaring omgeven zou worden, dan had je al veel meer goede zaken kunnen doen. Het is je nu duidelijk dat de receptie niet alleen een ruimte is, maar echt een beleving. Daar kunnen andere bedrijven nog wat van leren!

Receptioniste versus Robot

In december bestede de NOS aandacht aan de robotisering in het bedrijfsleven (http://nos.nl/artikel/2010795-robots-rukken-verder-op-in-2015.html). Dit is natuurlijk vooral heel praktisch en ik begrijp ook dat het een nieuwe stap is in de logistieke verwerking van magazijngoederen. In dit artikel wordt ook aangehaald dat sommige bedrijven hun receptioniste vervangen door een robot.

Op onze linkedin pagina stelden wij al eerder de vraag:  â€œWelke invloed heeft een virtuele receptioniste op het imago van het bedrijf? In deze tijd van digitalisering vind je soms ook virtuele receptionistes bij bedrijven. Dit kan een moderne en innovatieve indruk geven, Receptionistes kunnen dan ook thuis werken, maar mist de bezoeker dan geen menselijk contact? Wat denk jij?”

De antwoorden en commentaren waren zeer eenduidig. Het persoonlijke contact is het allerbelangrijkste van de receptie. De meeste gasten weten het te waarderen als ze vriendelijk en professioneel worden ontvangen. Juist in tijden van automatisering en steeds geavanceerdere technische opties mogen we het menselijke contact niet uit het oog verliezen.

Verkilling treedt steeds vaker op, je koopt thuis via internet je spullen. Je sociale contacten verlopen voor een deel via de social media. Persoonlijk vind ik het dan juist heerlijk om in een echte winkel te worden geholpen door een verkoper en als ik gezellig zit te kletsten met een hapje en drankje met vrienden, thuis of buitenshuis dan zeggen we altijd weer: “dit moeten we vaker doen, dit is zoveel gezelliger dan via de chat kletsen”.

Onze volgers geven het ook al aan in hun commentaren: “even een praatje maken”; “iemand een warm welkom heten”; “jammer dat ons beroep ook al gedigitaliseerd wordt”; “je bent een vraagbaak, een helpende hand”; “Een virtuele receptioniste kan niet de persoonlijke ontvangst van een echte receptioniste evenaren”; “Virtuele receptionistes zijn misschien kostenbesparend maar de bezoeker mist toch het menselijk contact en het welkomstgevoel”

Vergeet ook niet dat de receptioniste vaak veel meer doet dan gasten ontvangen en de telefoon beantwoorden. Allerlei ‘regel’zaken zoals reserveringen, bestellingen, postafhandeling, zorgen dat de ruimtes netjes blijven, administratieve handelingen etc. vallen vaak onder in het takenpakket van de receptioniste. En dat zijn zaken die een robot niet kan doen. Laat staan dat kopje koffie klaarzetten.

Het zijn niet de apparaten, de robots die het bedrijf vormen, maar de mensen die er werken die het bedrijf zijn gezicht geven. De receptioniste is in vele gevallen de eerste indruk die de klant krijgt van een bedrijf en als dat persoonlijk is heb je toch een streepje voor.

over receptioniste-next

De kantoren van Facebook, Twitter en Google

We kennen allemaal de websites van Facebook, Twitter en Google, maar kennen we ook hun kantoren? Niet? Dat is een gemiste kanst, want deze bedrijven hebben alles behalve bezuinigd op hun werkplekken. Hieronder een aantal afbeeldingen van hun kantoren. Misschien kun je je laten inspireren voor jouw eigen kantoor?

NEXT ONLY doorzichtige achtergrond

Contact Info

Receptioniste NEXT
Koninginnegracht 46-1
2514 AD Den Haag

070 - 24 00861
info@receptioniste-next.nl

Dagelijks geopend: 8:30 - 17:00 uur
Zaterdag en zondag: gesloten

Copyright 2019 © - Receptioniste NEXT