Een receptioniste die gastvrij, communicatief sterk, representatief en goed in haar vak is; dat klinkt als de ideale medewerkster om in te zetten achter de receptie (voor het gemak houden we even de vrouwelijke vorm aan, maar dit kan natuurlijk net zo goed een man zijn). Maar is het ook zo simpel? Bestaat de ‘perfecte receptioniste’? En kan zij overal werken?
Door Lone Cramer
Ik denk het niet. Het ligt namelijk niet zo simpel. Een receptioniste kan bij een bepaalde organisatie helemaal floreren, maar op een andere werklocatie een stuk minder goed uit de verf komen. Het gaat om de combinatie tussen de standaard ‘vereisten’ die iemand een goede receptioniste maken én de match met het soort organisatie waar zij te werk gaat.
Wat maakt iemand een goede receptioniste?
Over het algemeen is er een aantal standaard ideeën van wat een goede receptioniste moet hebben/kunnen/zijn. Ze moet gastvrij zijn uiteraard. Maar ook oplettend voor wat bezoekers nodig hebben, zodat ze daarop kan anticiperen, hen een stap voor kan zijn en daardoor boven verwachting werkt. Maar ook representativiteit speelt een grote rol; dat ze er netjes en verzorgd uitziet. Daarnaast is de nodige kennis van het vak natuurlijk een vereiste.
Duidelijk zijn weegt wat mij betreft ook zwaar. Dat ze de wil heeft om mensen van dienst te zijn, maar wel met een bepaald kader. Een voorbeeld: wanneer een collega aankomt met de vraag om vandaag vóór 15:00 uur een grote klus af te maken, dan moet een receptioniste mondig genoeg zijn om te zeggen dat ze haar best gaat doen, maar dat het mogelijk niet lukt voor die tijd omdat ze nog drie groepen moet ontvangen en de telefoon roodgloeiend staat. Duidelijk én assertief dus.
En hoe zit het dan met match met de organisatie?
Wat los van bovenstaande eigenschappen belangrijk is, is de eerder genoemde match met de organisatie waar ze wordt ingezet. Ze moet passen bij de uitstraling van het bedrijf. Een hele energievolle receptioniste past misschien minder goed bij een groot advocatenkantoor, maar wellicht wél heel goed bij een designbureau. Andersom geldt hetzelfde. Een meer gereserveerd type – dat zeker niet minder goed is in haar werk – zal door haar serieuzere uitstraling waarschijnlijk beter bij dat advocatenkantoor passen.
Daarnaast is de functie van receptioniste steeds vaker verschillend, als we kijken naar de taken die ze oppakt. Bij het ene bedrijf zal ze vooral de rol van gastvrouw innemen, maar bij steeds meer bedrijven krijgen receptionistes ook een groter aandeel in de administratieve kant. Ook kennis van dit soort zaken is dus voor de ene receptioniste een groter vereiste dan voor de ander.
Dé perfecte receptioniste
Die bestaat dus niet. Voor ons – bij NEXT – blijft het dus ontzettend belangrijk om vooraf de nieuwe opdrachtgever te scannen. Wat is het doel van de receptie? Wat is de balans betreft de werkzaamheden? Hoe is de bedrijfscultuur? Wat verwacht de organisatie van de receptioniste? Wij brengen dat goed in kaart en op basis daarvan maken we de beste match. Wij zoeken naar de perfecte receptioniste voor een specifieke locatie. Want die bestaat wél!
