onlinesolliciteren

Werven tijdens de Coronacrisis, hoe pakken wij dit aan?

Na een paar weken is het team aan het thuiswerken gewend en heeft iedereen zijn of haar draai gevonden. Sander is projectmanager bij NEXT en hij vertelt hoe Receptioniste NEXT in deze tijd doorgaat met de werving. Want: ‘onze werving gaat gewoon door’!

Het hele NEXT team werkt nu vanuit huis, hoe verloopt dat?
Klopt, wij werken zoveel mogelijk thuis en dat is natuurlijk wel even wennen. Toch hebben we er voor gekozen om juist nu niet te stoppen met werven. Er is nog steeds vraag naar receptionistes en die zal er straks al helemaal zijn. Dan wil je voldoende capaciteit kunnen leveren. Wij werken nu met speciale software die het mogelijk maakt om al ons telefoonverkeer vanuit huis te beantwoorden. Daarnaast communiceren we onderling dagelijks via Skype over diverse lopende zaken.

Hoe worden de sollicitatiegesprekken nu gevoerd?
Wij hebben er nu voor gekozen om alle sollicitatiegesprekken via Skype te voeren. Zoals voorheen zal er, na de eerste telefonische kennismaking, een gesprek worden ingepland bij een van onze accountmanagers die dieper zal ingaan op de motivatie, cv, type opdrachtgevers en werkzaamheden.

Deze persoonlijke gesprekken zijn van belang om de match te bepalen tussen de sollicitant en de opdrachtgever. Hoe een persoon overkomt en hoe zijn of haar uitstraling is, kun je niet opvangen via een telefoongesprek. Sollicitatiegesprekken voeren via Skype was voor ons altijd een uitzondering, maar doen wij nu dus bij alle sollicitanten.

We beschouwen deze Skype gesprekken dan ook als volwaardige sollicitatiegesprekken waarbij we een potentieel nieuwe collega de gebruikelijke vragen stellen, maar ook letten op zaken als persoonlijke presentatie, voorkomen en algehele communicatie.

Wat zijn je verwachtingen voor de toekomst?
Ik verwacht juist na deze crisis een hoge vraag naar ervaren receptionistes. Wij zijn er voor opdrachtgevers die spontaan of voor de langere termijn versterking nodig hebben. Die behoefte zal alleen maar groeien, omdat de eigen medewerkers straks graag met vakantie willen gaan of familie gaan opzoeken.

Meer blogs van NEXT lezen? Bekijk ons overzicht!

96b246d0a0c1077212884f9f2a17da05

Receptie: zelf doen of toch uitbesteden

Regelmatig krijg ik de vraag: waarom zou je een receptioniste uitbesteden bij een ander? Je kunt toch eigen personeel achter de receptie zetten? Dat is natuurlijk geen rare gedachte, maar toch zijn er genoeg organisaties die niet anders meer willen. Wat de voordelen zijn? Ik leg het je graag even uit!

Door Lone Cramer.

Je bent een receptioniste of niet
Ten eerste is werken als receptioniste een vak apart. Als een bezoeker het bedrijf binnenloopt, is zijn of haar eerste contact vaak met een receptioniste. Receptionistes zijn daarmee het visitekaartje van een bedrijf en maken letterlijk de eerste indruk!

Het is een functie die vraagt om de juiste mix van harde en zachte vaardigheden; vriendelijk maar toch rechtvaardig handelen naar bezoekers. Je moet goed om kunnen gaan met alle verschillende typen mensen en gastvrijheid moet écht in je bloed zitten. Om een goede receptioniste te kunnen zijn moet je het leuk vinden om mensen te helpen, zo simpel is het. Wij selecteren daarom alleen dames die al deze vaardigheden beheersen, maar ook flexibel zijn en het vermogen hebben om bij elk bedrijf te kunnen werken. Bij de eerste kennismaking is het voor ons altijd direct duidelijk: zij of hij is een echte receptionist(e) of is dat niet.

Onderdeel van het imago
Tegenwoordig is het niet meer zo dat het kantoor een eenvoudige werkplek is. Werkplekken moeten ergonomisch verantwoord zijn, vergaderruimtes goed gestyled en de koffie van top kwaliteit: de hospitality van A tot Z! Deze persoonlijke ervaring moet al beginnen als je een bedrijf binnenloopt. Een professionele, representatieve receptioniste is daarom dus een belangrijk onderdeel van het imago van een bedrijf.

Uitbesteden
Maar stel nou dat de receptioniste, die zo belangrijk is voor het imago van een bedrijf, ineens ziek is of met verlof gaat. Kun je niet zomaar een beroep doen op een andere medewerker die niet weet hoe gasten op de juiste manier ontvangen moeten worden. Dan is het wel fijn als er direct een beroep gedaan kan worden op een receptioniste die al is ingewerkt. Een telefoontje is dan genoeg om een beroep te kunnen doen op een ervaren receptioniste. Blijkt de bezetting van de receptie toch langduriger een probleem te vormen? Geen probleem, de receptie kan ook voor langere bezet worden. Stel nou dat de ingewerkte receptioniste uiteindelijk niet bij het bedrijft past, dan zal er gekeken worden naar een passende vervangster. Er moet van beide kanten een klik zijn, anders werkt het niet!

Voordeliger
En als laatste… het is ook fijn meegenomen dat het uitbesteden van de receptiediensten voordeliger is dan het in eigen beheer te houden. Het lijkt in eerste instantie misschien meer, maar op de lange termijn ben je als bedrijf voordeliger uit. Wat dacht je van bijkomende kosten van management en aansturing? Vervanging bij vakantie of ziekte? Trainingen en bedrijfskleding?

Mijn advies? Besteed de receptiediensten uit aan een professioneel bedrijf. Het biedt het ook de nodige zekerheid voor je interne medewerkers. Op de lange termijn loont het dus en niet alleen financieel!

Meer blogs van NEXT lezen? Bekijk ons overzicht!

Receptioniste NEXT

Receptioniste NEXT; dit is wat we doen

Door Lone Cramer

Regelmatig krijg ik de vraag: wat doet Receptioniste NEXT precies? Veel mensen weten dat wat wij doen breder is dan slechts het bemiddelen van receptionistes (en receptionisten) zoals een regulier uitzendbureau dat doet. Maar wat houdt ‘breder’ dan in? Bij NEXT zorgen we voor kwaliteit, professionaliteit en continuïteit van recepties. Dat doen we door middel van personeelsbemiddeling en kwaliteitsverbetering.

Personeelsbemiddeling

We bieden verschillende diensten aan die onder personeelsbemiddeling vallen: receptioniste op afroep, werving & selectie en detachering. Receptioniste op afroep is onze belangrijkste dienst. Wij zorgen ervoor dat er altijd een ingewerkte én professionele receptioniste stand-by staat voor een organisatie die al een vast team van receptionistes heeft. Op deze manier kunnen we tijdig inspelen op bezettingsproblemen. Deze dienst is ooit bedacht als aanvulling op het eigen team van receptionistes, wanneer zij de planning niet rond kregen door bijvoorbeeld ziekte of verlof. Tegenwoordig hebben we ook opdrachtgevers waar we vaste uren meedraaien. Het voordeel hiervan is dat onze dames helemaal up-to-date zijn; ze zijn niet alleen ingewerkt volgens de procedures, maar ook passend bij wat de organisatie wil uitdragen. Het inzetten van onze receptionistes geeft daarnaast rust in het vaste team van receptionistes, omdat deze nu zonder zorgen verlof kunnen opnemen.

Wat betreft werving & selectie; het recruiten doen we niet alleen om nieuwe NEXT receptionistes te vinden voor ons eigen team, maar ook wanneer een opdrachtgever hulp nodig heeft bij het werven van een receptioniste. Door onze jarenlange ervaring herkennen wij direct de beste receptionistes.. Dat heeft niet alleen met CV te maken, maar ook met passie voor het vak en de gastvrijheid die iemand uitdraagt. Het is overigens ook mogelijk dat de receptioniste via detachering bij de desbetreffende organisatie aan de slag gaat. Vaak gebeurt het dat de receptioniste na een (vooraf afgestemde) periode daar in dienst gaat.

Kwaliteitsverbetering

We zijn ook ervaren in het uitvoeren van kwaliteitsmetingen, waarbij een mystery guest zich voordoet als bezoeker en registreert hoe de gehele ontvangst is. Dit gaat voornamelijk ook het werk van de receptioniste, maar we kijken ook verder dan dat. Zo kijken we eerst naar de vindbaarheid van het pand en of de entree er netjes uitziet. Vervolgens nemen we de receptioniste onder de loep; hoe pakt ze haar verantwoordelijkheid op, van aankomst tot en met vertrek? Een kwaliteitsmeting geeft een goed beeld van de uitstraling van de gehele organisatie.

Deze meting kan worden aangevuld met een coaching sessie met het team of een uitgebreidere training. Wij werken samen met ervaren trainers die helemaal op de hoogte zijn van de functie en van wat men tegenwoordig verwacht van gastvrijheid. Het leuke hiervan is dat, zelfs bij recepties waar al jaren een vast team zit en het overwegend goed gaat, verbeterpunten worden gevonden waar iedereen aan wilt werken. Zo helpen we organisaties om nóg klantgerichter te worden.

Tot slot

Wat ik zelf ook erg leuk vind, is het meedenken met bedrijven en organisaties bij het opnieuw inrichten van de receptie. Dit kan gaan over zowel de praktische inrichting (Waar komt de balie te staan? Zijn er genoeg stopcontacten?) als functie-inhoudelijk (Welke taken pakt de receptioniste op? Gaat ze ook administratief werk doen?). Soms is het nodig dat iemand van buiten de organisatie en met de juiste ervaring een gedegen advies geeft. En dan staan wij bij Receptioniste NEXT graag voor u klaar.

telefoon

Telefonie; de (ongeschreven) regels

Wist je dat er naast tientallen suggesties voor het voeren van een zakelijk telefoongesprek ook (ongeschreven) regels zijn – wij noemen ze liever tips – voor alleen het opnemen van de telefoon?

Door Lone Cramer

Wat ik veel merk bij mensen, is dat ze een riedeltje opnoemen zodra ze de telefoon opnemen. Omdat ze dit riedeltje al honderden keren hebben opgezegd, is het bijna één woord geworden en verzuimen ze zich daarmee écht goed verstaanbaar te maken (denk: goedemorgenReceptionisteNEXTuspreektmetLone, wat kan ik voor u doen?). Zelf heb ik dit gisteren ervaren bij een terugbelverzoek naar een bepaald bedrijf. Ik had de betreffende persoon aan de lijn en wist natuurlijk wel naar welk bedrijf ik had gebeld, maar kon het niet verstaan. Mijn tip? Neem je rust in het opnemen van de telefoon. Daarnaast helpt het écht als je een actieve houding aanneemt en al wat glimlacht voordat je op de groene knop drukt.

Goedemorgen!
Ook wat betreft de volgorde van de zin waarmee je opneemt, is er een ongeschreven regel. Namelijk: begin met goedemorgen(/middag/avond), dan de bedrijfsnaam en daarna pas je eigen naam. Waarom? Dat komt eigenlijk van vroeger, toen de telefoonverbinding nog niet zo goed was. Omdat de eerste paar seconden van een gesprek regelmatig wegvielen, was door deze volgorde in ieder geval de bedrijfsnaam en naam van de persoon goed te horen. Daarnaast vinden we het allemaal leuk om eerst een vrolijke ‘goedemorgen’ te horen als we iemand bellen, toch?

Zo moet het dus niét
En dan nog even iets anders… onlangs belde ik naar een bedrijf en vroeg naar een specifieke medewerker. Ik kreeg van de persoon aan de andere kant van de lijn te horen dat deze medewerker niet aanwezig was.
Oké, is zij morgen aanwezig?’ was mijn vraag.
Ja, morgen’ was het antwoord.
Zou u kunnen doorgeven dat ik heb gebeld?’ vroeg ik vriendelijk.
Misschien kunt u haar zelf even een e-mail sturen?’ kreeg ik te horen.
Het kwam deze mevrouw duidelijk niet gelegen. In zo’n geval zou ik zeggen: help iemand even als het toch een kleine moeite is, óf wees eerlijk over de situatie. Als deze mevrouw had gezegd ‘Excuus, ik zit eigenlijk niet op mijn eigen werkplek, maar neem voor iemand anders de telefoon op. Zou u het erg vinden om zelf even een e-mail te sturen?’, dan had ik daar meer begrip voor gehad. Het stukje begrip kweken; daar is zij volledig aan voorbijgegaan.

Achter de receptie
Natuurlijk geef ik graag nog een tip voor achter de receptie. Een receptioniste/telefoniste zou ieder gesprek dat binnenkomt moeten aannemen alsof het haar eerste gesprek van de dag is. Met de juiste volgorde zoals hierboven beschreven, rustige intonatie, maar óók enthousiasme. Dat er misschien nog vier bellers achter zitten, zou de huidige beller niet moeten voelen. Een échte goede receptioniste heeft volledige aandacht voor haar beller.

Trouwens… over die tientallen suggesties voor het voeren van een zakelijk telefoongesprek; die hebben wij ook voor je!
We schreven deze blog over hoe je een gesprek zo prettig mogelijk kunt laten verlopen
We verzamelden ook nog wat basistips voor zakelijk telefoneren

Selectieprocedure

Onze selectieprocedure van A-Z!

Bijna dagelijks zetten wij nieuwe vacatures online en nemen we enthousiaste receptionistes aan. Maar hoe gaat onze selectieprocedure eigenlijk? We leggen het uit, zodat jij precies weet wat je te wachten staat als je bij ons solliciteert!

1. Vacature uitzetten
Allereerst zetten wij de betreffende vacature uit via verschillende kanalen. Denk aan onze eigen website, social media kanalen (Facebook, Instagram, LinkedIn) en vacaturesites als Indeed. Je kunt op een vacature reageren via het sollicitatieformulier. De link kun je vinden bij de vacature. Daarna komt jouw aanmelding bij ons in het systeem terecht.

2. Eerste selectie
Dan begint de selectie! De eerste selectie doen onze recruiter Jessica. Zij kijkt allereerst naar jouw werkervaring. Soms zijn de eerdere functies die je hebt gehad niet direct een match, maar heb je wel passende, overlappende of soortgelijke werkzaamheden uitgevoerd. Dat wordt niet over het hoofd gezien. Daarnaast vinden we jouw motivatie erg belangrijk. Als de selectie is gemaakt, streeft Jessica ernaar om iedereen een reactie te geven; ook als je niet wordt geselecteerd. Natuurlijk kan dit even duren, maar vergeet niet; we doen hard ons best!

3. Telefonische intake
Als we denken dat je geschikt bent voor de betreffende functie, word je door Jessica gebeld voor een telefonisch intakegesprek. Je moet als receptioniste/telefoniste een fijne telefoonstem hebben; dat kunnen we dan direct beoordelen. Tijdens het gesprek willen we je ook graag wat beter leren kennen als persoon, dus hebben we nog wat aanvullende vragen voor je. Daarnaast bespreken we de inhoud van de vacature en kijken we of dit aansluit bij jouw wensen. We gebruiken dit gesprek verder vooral om te bepalen of jouw kennis en kwaliteiten in lijn liggen met de vacature waar je op hebt gereageerd. Hebben we er een goed gevoel over? Dan nodigen we je graag uit op gesprek.

4. Persoonlijk gesprek
De gesprekken bij ons op kantoor worden gevoerd door Jessica. Vaak gebeurt het ook dat het gesprek op locatie bij de opdrachtgever of ergens in de buurt van de opdrachtgever plaatsvindt. Dan zal je kennismaken met Lone of Esther. De persoonlijke gesprekken zijn echt van belang om de match te bepalen tussen jou en de opdrachtgever. Wat voor type persoon ben jij? Past dat bij wat we zoeken en andersom; past onze opdrachtgever ook bij jou? Als je behoefte hebt aan veel structuur past een overheidsinstantie wellicht bij jou, maar een minder georganiseerde organisatie niet. Uiteraard kijken we daarnaast ook naar representativiteit en leggen we wat cases voor die kunnen voorkomen tijdens je werk als receptioniste.

5. Klaar voor de start
Als je bij ons in de flexpool komt, dan bepalen wij na ons gesprek of je bent aangenomen. Als je op een vacature bij een vaste opdrachtgever hebt gesolliciteerd, zullen we jou daar eerst voorstellen aan de hand van je CV en onze persoonlijke bevindingen. Vervolgens zal je op gesprek gaan bij de opdrachtgever en zal deze een selectie maken. Je hoort dan zo snel mogelijk of de opdrachtgever enthousiast is en je mag starten!

Ben je enthousiast geworden? Neem dan een kijkje bij onze vacatures of schrijf je in om kans te maken op een plek in onze flexpool!

NEXT ONLY doorzichtige achtergrond

Contact Info

Receptioniste NEXT
Koninginnegracht 46-1
2514 AD Den Haag

070 - 24 00861
info@receptioniste-next.nl

Dagelijks geopend: 8:30 - 17:00 uur
Zaterdag en zondag: gesloten

Copyright 2020 © - Receptioniste NEXT