Door Lone Cramer
Regelmatig krijg ik de vraag: wat doet Receptioniste NEXT precies? Veel mensen weten dat wat wij doen breder is dan slechts het bemiddelen van receptionistes (en receptionisten) zoals een regulier uitzendbureau dat doet. Maar wat houdt ‘breder’ dan in? Bij NEXT zorgen we voor kwaliteit, professionaliteit en continuïteit van recepties. Dat doen we door middel van personeelsbemiddeling en kwaliteitsverbetering.
Personeelsbemiddeling
We bieden verschillende diensten aan die onder personeelsbemiddeling vallen: receptioniste op afroep, werving & selectie en detachering. Receptioniste op afroep is onze belangrijkste dienst. Wij zorgen ervoor dat er altijd een ingewerkte én professionele receptioniste stand-by staat voor een organisatie die al een vast team van receptionistes heeft. Op deze manier kunnen we tijdig inspelen op bezettingsproblemen. Deze dienst is ooit bedacht als aanvulling op het eigen team van receptionistes, wanneer zij de planning niet rond kregen door bijvoorbeeld ziekte of verlof. Tegenwoordig hebben we ook opdrachtgevers waar we vaste uren meedraaien. Het voordeel hiervan is dat onze dames helemaal up-to-date zijn; ze zijn niet alleen ingewerkt volgens de procedures, maar ook passend bij wat de organisatie wil uitdragen. Het inzetten van onze receptionistes geeft daarnaast rust in het vaste team van receptionistes, omdat deze nu zonder zorgen verlof kunnen opnemen.
Wat betreft werving & selectie; het recruiten doen we niet alleen om nieuwe NEXT receptionistes te vinden voor ons eigen team, maar ook wanneer een opdrachtgever hulp nodig heeft bij het werven van een receptioniste. Door onze jarenlange ervaring herkennen wij direct de beste receptionistes.. Dat heeft niet alleen met CV te maken, maar ook met passie voor het vak en de gastvrijheid die iemand uitdraagt. Het is overigens ook mogelijk dat de receptioniste via detachering bij de desbetreffende organisatie aan de slag gaat. Vaak gebeurt het dat de receptioniste na een (vooraf afgestemde) periode daar in dienst gaat.
Kwaliteitsverbetering
We zijn ook ervaren in het uitvoeren van kwaliteitsmetingen, waarbij een mystery guest zich voordoet als bezoeker en registreert hoe de gehele ontvangst is. Dit gaat voornamelijk ook het werk van de receptioniste, maar we kijken ook verder dan dat. Zo kijken we eerst naar de vindbaarheid van het pand en of de entree er netjes uitziet. Vervolgens nemen we de receptioniste onder de loep; hoe pakt ze haar verantwoordelijkheid op, van aankomst tot en met vertrek? Een kwaliteitsmeting geeft een goed beeld van de uitstraling van de gehele organisatie.
Deze meting kan worden aangevuld met een coaching sessie met het team of een uitgebreidere training. Wij werken samen met ervaren trainers die helemaal op de hoogte zijn van de functie en van wat men tegenwoordig verwacht van gastvrijheid. Het leuke hiervan is dat, zelfs bij recepties waar al jaren een vast team zit en het overwegend goed gaat, verbeterpunten worden gevonden waar iedereen aan wilt werken. Zo helpen we organisaties om nóg klantgerichter te worden.
Tot slot
Wat ik zelf ook erg leuk vind, is het meedenken met bedrijven en organisaties bij het opnieuw inrichten van de receptie. Dit kan gaan over zowel de praktische inrichting (Waar komt de balie te staan? Zijn er genoeg stopcontacten?) als functie-inhoudelijk (Welke taken pakt de receptioniste op? Gaat ze ook administratief werk doen?). Soms is het nodig dat iemand van buiten de organisatie en met de juiste ervaring een gedegen advies geeft. En dan staan wij bij Receptioniste NEXT graag voor u klaar.
