Gastvrij telefoneren

Het coronavirus houdt ons nog steeds in zijn greep, desondanks blijft gastvrijheid belangrijk en wij weten dat dit meer is dan alleen maar vriendelijk gasten ontvangen. Ook via de telefoon moet je als receptionist(e) gastvrij kunnen zijn want juist nu zal je meer telefonisch contact hebben met de klant, collega of medewerker. Wij geven je 6 praktische tips voor een gastvrij telefoongesprek.

Tip 1: Neem binnen 3 beltonen op
Probeer altijd binnen 3 beltonen op te nemen. De vierde beltoon wordt al snel als ‘lang wachten’ ervaren. Dit wil je natuurlijk voorkomen, ook al weet de beller niet hoe druk je op dat moment bent.

Tip 2: Eerst groeten
De beller is vaak nog met andere dingen bezig terwijl hij of zij wacht tot er wordt opgenomen. Bijvoorbeeld autorijden (handsfree!), een email lezen, pen en papier zoeken of koffie pakken. Groet daarom altijd eerst met goedemorgen of goedemiddag, noem daarna het bedrijf en vervolgens je eigen naam. Zo heeft de beller even de tijd om zich te focussen op het gesprek.

Tip 3: Niet in verleden tijd praten
Het gebeurt zo vaak en het glipt er zo snel uit; ‘…en uw naam was?’ Maar de beller is nog niet overleden en heet dus nog steeds zoals hij of zij heet. Blijf hier opletten en zeg altijd ‘…en uw naam is?’.

Tip 4: Een alternatief bieden

Niets is vervelender dan dat je vertelt dat iemand er niet is en vervolgens niets meer zegt. Want wat moet de beller met deze informatie? Jij moet in het gesprek de leiding nemen en als de persoon in kwestie niet bereikbaar is, een alternatief bieden aan de beller. Je kunt bijvoorbeeld een boodschap aannemen, een terugbelverzoek plaatsen of met een collega doorverbinden.

Tip 5: De boodschap herhalen
Als je een boodschap aanneemt, herhaal deze en let vooral op de gegevens zoals adressen en telefoonnummers. De beller kan bij de herhaling eventuele fouten corrigeren en jij voorkomt op deze manier fouten in de boodschap die je doorgeeft.

Tip 6: Neem altijd op met een glimlach
En de laatste tip is een klassieker: neem altijd op met een glimlach. De beller ziet je niet, maar een glimlach helpt je vriendelijk te blijven in het gesprek. Met een chagrijnig gezicht vrolijk de telefoon opnemen, dat lukt je niet!

Meer lezen? Bekijk ons overzicht!