Telefoontjes, mails, afspraken buiten de deur… Een werkdag kan behoorlijk druk en stressvol zijn. Wachten op een afspraak bij de receptie kan dan ook als vervelend worden ervaren. Toch kan zo’n moment in de wachtruimte door bezoekers ook benut worden om even tot rust te komen of hun hoofd leeg te maken. Hoe creëer je binnen jouw kantoor een wachtruimte waar bezoekers de kans krijgen om heel even uit de drukte van de dag te ontsnappen?
Inrichting
Pas de inrichting van de ruimte aan op het doel: bezoekers laten ontspannen. Comfortabele banken en stoelen zullen daar een positievere rol in spelen dan stijf meubilair. Ook kunnen meerdere losstaande fauteuils fijn zijn. Sommige mensen zitten liever alleen.
Afleiding
Een moment van rust staat niet gelijk aan werken op je telefoon. Toch is dat wat de meeste mensen doen, want stilzitten en niets doen werkt vaak ook niet echt rustgevend. De oplossing? Zorg voor afleiding in de ruimte. Denk hierbij aan een scherm met een video (die niet werk gerelateerd is, een natuurdocumentaire bijvoorbeeld). Of leg een aantal tijdschriften neer. Alleen al het doorbladeren van een tijdschrift kan ontspannend werken.
Muziek
Muziek speelt over het algemeen een belangrijke rol in het verminderen van stress. Dit geldt dan natuurlijk ook binnen kantoormuren, zolang de muziek niet overheerst. Een rustig muziekje op de achtergrond in de wachtruimte kan zorgen voor een prettige sfeer.
Kleur
93% van de mensen laat zich leiden door wat ze zien bij een aankoop of samenwerking. Kleur speelt hierin ook een grote rol. Kleuren die voor rust, kalmte, betrouwbaarheid en sereniteit staan, zijn wit, blauw en groen. Het juiste gebruik van deze kleuren kan dus bijdragen aan een goede gemoedstoestand van de bezoeker.
Gastvrijheid
Als receptioniste heb je waarschijnlijk minder invloed op bovenstaande zaken, maar vergeet het volgende niet: met jouw gedrag kun je ook een positief effect hebben op iemands gevoel. We kunnen het niet vaak genoeg zeggen; gastvrijheid is echt een belangrijk begrip in jouw rol als receptioniste. Is het rustig bij de receptie? Bied de bezoeker dan een drankje aan. Ligt er een tijdschrift ergens anders in de ruimte? Breng hem even persoonlijk naar de bezoeker toe. Breng de bezoeker daarnaast op de hoogte als je zijn of haar afspraak hebt gesproken. En tot slot; spreek iemand rustig en vriendelijk toe, dat kan al een groot verschil maken!
Bronnen:
– Office City
– Welkom!
