Voor veel bedrijven, is een ontvangstruimte zonder receptionist(e) ondenkbaar. En terecht! Dagelijks lopen bezoekers het kantoor in en uit, van bezorger tot consultant en van klant tot sollicitant. Wie begroet uw bezoekers? Een lachende receptionist(e), die maakt dat ze zich welkom voelen door hen te betrekken op een persoonlijk niveau! Ten minste, dat zou zo moeten zijn. U heeft waarschijnlijk wel eens gehoord dat een eerste indruk al in 7 seconden is gemaakt. Dat is een grote druk! Wanneer bezoekers onmiddellijk worden begroet en zich welkom voelen, zal hun eerste indruk positief zijn.
Een receptionist(e) houdt zich echter met veel meer bezig dan alleen het beantwoorden van telefoontjes en het ontvangen van bezoekers. De traditionele rol van receptionist(e) bestaat al lang niet meer. Het takenpakket is tegenwoordig veel uitgebreider. Denk hierbij bijvoorbeeld aan:
- Creëren van een positieve en onvergetelijke klantervaring
- Verwelkomen van gasten als echte gastheer/gastvrouw
- Vastleggen van gegevens van bezoekers en, indien nodig, uitgeven van bezoekerspassen
- Assisteren van bezoekers bij kantoortechnologie
- Verlenen van ondersteuning voor technische problemen
- Coördineren van vergaderingen en het klaarzetten van conferentiezalen
- Verstrekken van conciërgediensten
- Maken van reserveringen, plannen van afspraken en onderhouden van afsprakenkalenders
En dat is niet alles! Receptionisten worden vaak opgeroepen om andere afdelingen te ondersteunen. Uit onderzoek blijkt dat receptionisten, office managers en uitvoerende assistenten regelmatig taken uitvoeren buiten hun functieomschrijving:
- Data entry (31% van de respondenten)
- Human resources (20%)
- Accounting (15%)
- Social media (14%)
- Nieuwsbrieven (9%)
- Reisplanning (7%)
- Anders (4%)
Kortom, de moderne receptionist(e) is eigenlijk een echte alleskunner. Een goede receptionist(e) kan veel bijdragen aan het succes van uw bedrijf!
Bron: The Receptionist
