Als receptioniste komt er gedurende de dag veel op je af. Voor deze functie moet je geordend zijn en goed prioriteiten kunnen stellen. Wat doe je bijvoorbeeld wanneer je én koffie moet zetten voor de directeur, er een klant binnen komt, de telefoon gaat én de postbode aan je balie staat met een pakket? Om je werkzaamheden goed uit te kunnen voeren, geven we je een aantal timemanagement-tips. Zo kun je routinetaken zo efficiënt mogelijk afhandelen en houd je meer tijd over om optimale dienstverlening te bieden aan de bezoeker en interne klant!
1. Stel een to-do lijst op
Maak een to-do lijst met (routine)taken, maar ook de werkzaamheden die erbij horen om de taken te volbrengen. Bijvoorbeeld: een pakket versturen. Daarbij horen de werkzaamheden: adres opzoeken, verpakking pakken, adressticker maken, pakket klaar zetten voor de post. Als je op deze manier werkt houd je het overzichtelijk en kun je veel makkelijker iemand tussendoor helpen of de telefoon oppakken.
2. Stel prioriteiten & maak je taak af
Geef op je to-do lijst aan welke taken prioriteit hebben. Het makkelijkste is natuurlijk om een logische volgorde aan te houden; hoe hoger de taak, hoe belangrijker. Zorg er daarnaast voor dat je een taak volledig hebt volbracht, voordat je aan een nieuwe begint. Je moet al genoeg multitasken als receptioniste!
3. Schrijf op waar je mee bezig bent
Het is handig om op te schrijven of bij te houden waar je op het moment mee bezig bent (de hoofdtaak). Het komt bijvoorbeeld voor dat je een mail aan het schrijven bent, als er ineens een klant of collega belt. Vervolgens vraag je je af wat je nu eigenlijk aan het doen was en zonder de taak af te ronden begin je aan een nieuwe taak. Dit was niet gebeurd als je had bijgehouden waar je mee bezig was. Streep bijvoorbeeld de volbrachte taken door op je to-do lijst, zodat je weet dat je met de eerstvolgende taak bezig was.
4. Maak een WOA-lijst
Vast een herkenbaar voorbeeld: om een taak te volbrengen heb je informatie nodig van een collega, leverancier of klant. Je stuurt een mailtje en een week later realiseer je dat je nog geen antwoord hebt gekregen. Hierdoor komt jouw deadline in gevaar. Het is dus verstandig ook een ‘Wacht-Op-Antwoord lijstje’ te maken. Zo kun je goed bijhouden wat de lopende zaken zijn en op tijd actie ondernemen.
5. Vraag feedback
Bespreek in ieder geval één keer per jaar met collega’s en leidinggevenden wat ze van de huidige processen vinden. Als je bepaalde zaken al een lange tijd doet zoals je ze altijd hebt gedaan, is een frisse blik een goede stap naar nog efficiënter werken!
Veel succes!
Meer blogs lezen? Bekijk ons overzicht.
