Dit kun je doen!

De feestdagen komen eraan; veel mensen nemen vrij tussen kerst en oud en nieuw, of plannen bewust geen afspraken in deze periode in. Hierdoor kan het zó rustig zijn bij de receptie dat je tijd overhoudt. Het ideale moment om eindelijk wat klussen bij de receptie op te pakken, waar je normaal gesproken niet aan toe komt. Heb je hier al eens aan gedacht?

1. Receptiehandboek updaten

Achter de meeste recepties ligt een receptiehandboek; hierin staan de gebeurtenissen en plannen van de receptie beschreven. Vaak staat alles hier op zo’n manier in beschreven dat iemand die niet elke dag achter de receptie werkt, jouw werkzaamheden zou moeten kunnen overnemen. Op het moment dat het wat rustiger is, kun je checken of het handboek nog up-to-date is (update ook de veiligheidsvoorschriften / het ontruimingsplan / BHV procedures).

2. Receptie netjes en schoon houden

Eigenlijk een standaard taak, maar zorg ervoor dat jouw receptiebalie en de ontvangstruimte er netjes en verzorgd uitzien. Maak bijvoorbeeld het koffiezetapparaat even schoon. Controleer ook of alle kasten/laden/mappen schoon en opgeruimd zijn. En als er taken zijn die het schoonmaakbedrijf moet uitvoeren (vlekken in het tapijt, stof op lastige plekken), geef dit dan door.

3. Verjaardagslijst updaten

Werk de verjaardagslijst bij en probeer te onthouden wie wanneer jarig is. Dit is gelijk ook een goede test: ken je iedereen binnen jouw organisatie persoonlijk en weet je waarvoor ze verantwoordelijk zijn? Als je twijfelt, vraag het de persoon in kwestie dan zelf even. Dit is heel handig om te weten voor het doorverbinden van telefoontjes of doorsturen van bezoekers.

4. Offertes aanvragen bij andere leveranciers

Waarschijnlijk gebruikt het kantoor al jaren dezelfde leveranciers voor bijvoorbeeld bloemen, kantoorartikelen of catering. Gebruik deze tijd om leveranciers met elkaar te vergelijken. Zijn er nieuwe leveranciers? Wat zijn hun producten en prijzen? Kun je scherper inkopen? Wellicht kun je op deze manier kosten besparen voor het bedrijf. Check van te voren wel even met je leidinggevende hoever je hierin kunt gaan. Misschien zijn er leveranciersafspraken waarvan je niet kunt afwijken.

5. Office supplies inventariseren

Controleer de inhoud van de voorraadkasten op office supplies. Is alles voldoende op voorraad? Zijn er spullen die opgeruimd of wellicht weggegooid moeten worden? Als je goed weet wat er aanwezig is, voorkom je onnodige of te late bestellingen.

6. Computer opschonen

Je kunt een rustige periode ook goed gebruiken om je persoonlijke computer eens op te schonen. Is je mappenstructuur nog up-to-date? Zijn er e-mails die je kunt deleten? Heb je alle software updates uitgevoerd? Is je virusscanner nog actueel? Wellicht kan een collega van IT je helpen als je er niet uitkomt.

Weet je niet zeker of het wel echt jouw taak is om (één van) bovenstaande punten op te pakken?  Vraag het gerust even aan je leidinggevende. Een goed voorstel en initiatief wordt vast gewaardeerd.

Meer blogs lezen? Bekijk ons overzicht.